Sajtóközleményt időzíteni

Hogyan kell sajtóközleményt időzíteni?

A sajtókommunikációban a legfontosabb talán a jó témák megtalálása és megfelelő tálalása, de kétségtelen, hogy az időzítésnek is fontos szerepe van. Ugyanaz a sajtóközlemény egy bizonyos napon sok megjelenést hozhat, míg lehet, hogy egy másik napon alig jelenik meg. Az alábbiakban összegyűjtöttük a sajtóközlemény-kiküldés időzítésének legfontosabb szempontjait, amire pr-esként mindenképpen érdemes tekintettel lenni.

Lépések

1. Az aktualitás az elsődleges szempont! Ha egy sajtóközlemény témája egy aktuális történéshez kapcsolódik, akkor az esemény után minél gyorsabban kell kommunikálni. Nyilvánvalóan az a jó, ha minden sajtóközlemény aktuális információkat tartalmaz, de ha ez adja a közlemény elsődleges hírértékét, akkor soha nem szabad halogatni a kiküldést, bármilyen napra is esik.
2. Figyeld a konkurenseket és a kapcsolódó témákat! Lehetőség szerint el kell kerülni, hogy arról a témáról, amiről mi szeretnénk kommunikálni, más forrásból is jelenjen meg információ a sajtóközleményünk kiküldésének napján. A KSH gyorsjelentéseinek megjelenése például elég könnyen megjósolható, a kapcsolódó témájú közleményekkel ezeket az időpontokat mindenképp érdemes kerülni, hiszen az újságírók úgyis a hivatal adatait fogják hitelesebbnek, mérvadónak gondolni. Ha pedig tudjuk, hogy a konkurens is hasonló időpontban tartja a rendezvényeit, mindenképpen próbáljuk megelőzni a kommunikációval.
3. Tájékozódj a lapzártákról! Akkor érdemes kiküldeni a sajtóközleményeket, amikor az újságírók épp témát keresnek. A legtöbb online médiumnál folyamatosan van ügyelet, a cikkek a nap során elosztva jelennek meg, de jellemzően a nap első felében dől el, hogy milyen hírekkel fognak foglalkozni a munkatársak. A nyomtatott napilapoknál általában este van lapzárta, a heti- vagy havilapoknál azonban bonyolultabb a helyzet. A kiküldés előtt azonban mindenképp érdemes tájékozódni arról, hogy a számunkra fontos médiumok mikor fogadják legszívesebben az anyagot.
4. Készülj a tematikus mellékletekből! Sok nyomtatott lapnak vannak időnként tematikus mellékletei, amelyek témája is olykor előre ismert. Ha olyan sajtóanyagunk van, amely kisebb aktualitással bír, akkor akár e tematikus mellékletek megjelenését is érdemes figyelni az időzítés szempontjából.
5. Vedd figyelembe a saját erőforrásaidat! Mindig fel kell készülni arra a helyzetre, hogy a sajtóközlemény keltette érdeklődés reakciót kíván. Így semmiképp sem szabad sajtóközleményt kiküldeni olyan időpontban, amikor nincs a vállalatnál elérhető nyilatkozó, vagy ha másnap külföldre utazik a kijelölt sajtóreferens.
6. Ügyelj az időbeli eloszlásra! Senki sem szereti, ha egy régen nem jelentkező ismerős egymás után egyszerre több levéllel kezdi bombázni a postafiókját. Ezért egy vállalattól még különböző témákban sem érdemes hetente egynél több sajtóközleményt megjelentetni (nyilván a gyakoriság mértéke a témák számától, a vállalat méretétől/tevékenységi köre fontosságától és az erőforrásaitól is függ). Ha egyszerre sok témánk gyűlik össze, inkább csúsztassuk az egyébként is kisebb aktualitással bíró közleményeket.
7. Tervezz előre! Érdemes kommunikációs tervet készíteni azokról a fix témákról, amiről biztosan kell majd sajtóközleményt kiadni az év során. Így könnyebben átlátható, hogy a különböző témákat hogyan lehet leginkább egymásra építeni, és azt is elkerülhetjük, hogy egymást érjék a kapkodva elkészített sajtóközlemények a zárás előtt. Természetesen maradjunk rugalmasak, ha egy nem várt aktuális történésről is kommunikálnunk kell, akkor módosítsuk az egész tervet.

Tippek

• Próbáljunk meg a kiküldés időzítésekor is az újságírók fejével gondolkodni. Kérdezzük meg magunktól, hogy ha szerkesztők lennénk, mikor foglakoznánk leginkább a publikálni kívánt tartalommal? Ha így gondolkodunk, be fogjuk látni, hogy a vállalat szempontjából legéletbevágóbb témát sem fogják az ügyeletesek vasárnap este feldolgozni.

Amire szükséged lehet

• Előre gondolkodás
• Kommunikációs terv
• Tájékozottság az újságírók szokásairól.

Figyelmeztetések

• A kommunikáció időzítésére nincsenek 100 százalékig biztos módszerek, mindent mérlegelve is előfordulhat, hogy valamiért nem foglalkoznak a várt mértékben a közleményünkkel a sajtó munkatársaink.
• A sajtóközlemény sikerét önmagában nem garantálja az időzítés; a téma, a megfogalmazás, a címzettek körének meghatározása és még sok szempont számít ebből a szempontból.

Források, hivatkozások

• PR tippek profiktól

Az oldal szerzői

JViki