Sajtóközleményt időzíteni
Innen: Hogyankell.hu
[szerkesztés] Hogyan kell sajtóközleményt időzíteni?
A sajtókommunikációban a legfontosabb talán a jó témák megtalálása és megfelelő tálalása, de kétségtelen, hogy az időzítésnek is fontos szerepe van. Ugyanaz a sajtóközlemény egy bizonyos napon sok megjelenést hozhat, míg lehet, hogy egy másik napon alig jelenik meg. Az alábbiakban összegyűjtöttük a sajtóközlemény-kiküldés időzítésének legfontosabb szempontjait, amire pr-esként mindenképpen érdemes tekintettel lenni.
[szerkesztés] Lépések
- Az aktualitás az elsődleges szempont! Ha egy sajtóközlemény témája egy aktuális történéshez kapcsolódik, akkor az esemény után minél gyorsabban kell kommunikálni. Nyilvánvalóan az a jó, ha minden sajtóközlemény aktuális információkat tartalmaz, de ha ez adja a közlemény elsődleges hírértékét, akkor soha nem szabad halogatni a kiküldést, bármilyen napra is esik.
- Figyeld a konkurenseket és a kapcsolódó témákat! Lehetőség szerint el kell kerülni, hogy arról a témáról, amiről mi szeretnénk kommunikálni, más forrásból is jelenjen meg információ a sajtóközleményünk kiküldésének napján. A KSH gyorsjelentéseinek megjelenése például elég könnyen megjósolható, a kapcsolódó témájú közleményekkel ezeket az időpontokat mindenképp érdemes kerülni, hiszen az újságírók úgyis a hivatal adatait fogják hitelesebbnek, mérvadónak gondolni. Ha pedig tudjuk, hogy a konkurens is hasonló időpontban tartja a rendezvényeit, mindenképpen próbáljuk megelőzni a kommunikációval.
- Tájékozódj a lapzártákról! Akkor érdemes kiküldeni a sajtóközleményeket, amikor az újságírók épp témát keresnek. A legtöbb online médiumnál folyamatosan van ügyelet, a cikkek a nap során elosztva jelennek meg, de jellemzően a nap első felében dől el, hogy milyen hírekkel fognak foglalkozni a munkatársak. A nyomtatott napilapoknál általában este van lapzárta, a heti- vagy havilapoknál azonban bonyolultabb a helyzet. A kiküldés előtt azonban mindenképp érdemes tájékozódni arról, hogy a számunkra fontos médiumok mikor fogadják legszívesebben az anyagot.
- Készülj a tematikus mellékletekből! Sok nyomtatott lapnak vannak időnként tematikus mellékletei, amelyek témája is olykor előre ismert. Ha olyan sajtóanyagunk van, amely kisebb aktualitással bír, akkor akár e tematikus mellékletek megjelenését is érdemes figyelni az időzítés szempontjából.
- Vedd figyelembe a saját erőforrásaidat! Mindig fel kell készülni arra a helyzetre, hogy a sajtóközlemény keltette érdeklődés reakciót kíván. Így semmiképp sem szabad sajtóközleményt kiküldeni olyan időpontban, amikor nincs a vállalatnál elérhető nyilatkozó, vagy ha másnap külföldre utazik a kijelölt sajtóreferens.
- Ügyelj az időbeli eloszlásra! Senki sem szereti, ha egy régen nem jelentkező ismerős egymás után egyszerre több levéllel kezdi bombázni a postafiókját. Ezért egy vállalattól még különböző témákban sem érdemes hetente egynél több sajtóközleményt megjelentetni (nyilván a gyakoriság mértéke a témák számától, a vállalat méretétől/tevékenységi köre fontosságától és az erőforrásaitól is függ). Ha egyszerre sok témánk gyűlik össze, inkább csúsztassuk az egyébként is kisebb aktualitással bíró közleményeket.
- Tervezz előre! Érdemes kommunikációs tervet készíteni azokról a fix témákról, amiről biztosan kell majd sajtóközleményt kiadni az év során. Így könnyebben átlátható, hogy a különböző témákat hogyan lehet leginkább egymásra építeni, és azt is elkerülhetjük, hogy egymást érjék a kapkodva elkészített sajtóközlemények a zárás előtt. Természetesen maradjunk rugalmasak, ha egy nem várt aktuális történésről is kommunikálnunk kell, akkor módosítsuk az egész tervet.
[szerkesztés] Tippek
- Próbáljunk meg a kiküldés időzítésekor is az újságírók fejével gondolkodni. Kérdezzük meg magunktól, hogy ha szerkesztők lennénk, mikor foglakoznánk leginkább a publikálni kívánt tartalommal? Ha így gondolkodunk, be fogjuk látni, hogy a vállalat szempontjából legéletbevágóbb témát sem fogják az ügyeletesek vasárnap este feldolgozni.
[szerkesztés] Amire szükséged lehet
- Előre gondolkodás
- Kommunikációs terv
- Tájékozottság az újságírók szokásairól.
[szerkesztés] Figyelmeztetések
- A kommunikáció időzítésére nincsenek 100 százalékig biztos módszerek, mindent mérlegelve is előfordulhat, hogy valamiért nem foglalkoznak a várt mértékben a közleményünkkel a sajtó munkatársaink.
- A sajtóközlemény sikerét önmagában nem garantálja az időzítés; a téma, a megfogalmazás, a címzettek körének meghatározása és még sok szempont számít ebből a szempontból.
