Rendezvényt szervezni és lebonyolítani szerkesztése

== Hogyan kell rendezvényt szervezni és lebonyolítani? ==

[[Fájl:Team.jpg|right|300px]]A rendezvényszervezés mára már külön szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét és jó hírnevét (goodwill) nagyban növelheti. Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezés közben, valamint rengeteg elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy rendezvénytervünk. Lássuk, milyen lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.

== Lépések ==

# A szervezés négy, egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: '''tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok'''.
# Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha '''meghatározott cél'''ja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.

=== A tervezési feladatok ===

#  '''A rendezvény címének, mottójának és céljainak meghatározása''' a legelső feladatunk.
# '''Az időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése''' - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.
# '''Programtervezés''': ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot. 
# '''Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.'''
# '''Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.'''
# '''A VIP vendégek névsorát állítsuk össze''', és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.
# A lehetséges '''szponzorok névsorát írjuk meg''', és vegyük fel a kapcsolatot velük.
# '''Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani''', és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet, és járjuk be a helyszínt.
# '''Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket''' – különösen, ha többnapos vagy vidéki az esemény.
# '''Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.'''
# '''A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.'''
# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, '''szervezői feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése'''.
# '''Költségterv készítése''': itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.
# '''Előzetes forgatókönyv összeállítása.'''

=== Előkészítés ===

# '''A helyszín biztosítása:''' figyeljünk oda, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva (gondoljunk a parkolóhelyekre és a mellékhelyiségekre is).
#  '''A részfeladatok meghatározása:''' a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.
#  '''A műszaki berendezések biztosítása:''' szerezzünk be minden kiegészítőt (pl. színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek - ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani). 
# '''Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel:''' előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.
# '''Biztonsági feladatok:''' biztosítsuk a beléptető rendszert, és jelöljük ki a menekülési útvonalat. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be.
# '''Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt''' és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság). 
# '''Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.'''
# '''A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése:''' készítsük el a programtervezetet, és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése. Különféle marketing- és reklámeszközöket is alkalmazzunk a maximális célközönség elérésének érdekében.
#  '''A helyszíni feladatok ellenőrzése:''' járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.
# '''A végleges forgatókönyv négy része:''' építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.

=== Lebonyolítás ===

# '''Építési szakasz:''' akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt és a rendezőket olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen. 
# '''A rendezvény kezdete''': amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folyamatosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvényt lebonyolítók munkáját, magatartását is.
# '''Bontás''': amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők stb. rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása.

=== Az utómunkák ===

# '''Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit''', visszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, építő javaslataikat. 
# '''A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat.''' Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat stb.

== Tippek ==

* Körültekintően válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, mert az egész rendezvény sikere múlhat rajtuk.
* Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk, és vésztervet készítenünk.
* Amennyiben nem szerveztünk még rendezvényt, feltétlen kérjünk tanácsot tapasztalt szervezőktől, sőt vonjunk is be pár ilyen személyt a munkába.
* Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakbaakasztót.


== Amire szükséged lehet ==

* Szervezői csapat
* Külsős alvállalkozók
* Helyszín
* Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok stb.
* Mentősök, orvosi és technikai ügyelet
* Forgatókönyv és rendezvényterv


== Figyelmeztetések ==

* Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt, és szerezzük be az engedélyeket (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).
* A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen kell lennie, ezt feltétlen intézzük el.
* Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, hogy eredményesebben tudjuk megelőzni a baleseteket.


== Kapcsolódó videók ==

<youtube>vlG50rphiP0</youtube>
<youtube>8OQ165ZjfDc</youtube>

== Kapcsolódó források, hivatkozások ==

* A cikk a Rendezvény Magazin 2009. októberi száma alapján készült el.