Rendezvényt szervezni és lebonyolítani szerkesztése

[[Fájl:Concert.jpg|right|300px]]A rendezvényszervezés mára már külön szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét és jó hírnevét (goodwill) nagyban növelheti. Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezés közben, valamint rengeteg elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy rendezvénytervünk. Lássuk, milyen lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.

# A szervezés négy, egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: '''tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok'''.

# Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha '''meghatározott cél'''ja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.

#  '''A rendezvény címének, mottójának és céljainak meghatározása''' a legelső feladatunk.

# '''Az időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése''' - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.

# '''Programtervezés''': ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot.  

# '''Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.'''

# '''Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.'''

# '''A VIP vendégek névsorát állítsuk össze''', és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.

# A lehetséges '''szponzorok névsorát írjuk meg''', és vegyük fel a kapcsolatot velük.

# '''Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani''', és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet, és járjuk be a helyszínt.

# '''Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket''' – különösen, ha többnapos vagy vidéki az esemény.

# '''Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.'''

# '''A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.'''

# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, '''szervezői feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése'''.

# '''Költségterv készítése''': itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.

# '''Előzetes forgatókönyv összeállítása.'''

# '''Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit''', visszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, építő javaslataikat.  

# '''A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat.''' Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat stb.