Sajtótájékoztatót szervezni
Szerkesztés Hogyan kell sajtótájékoztatót szervezni?
A sajtótájékoztató egy olyan rendezvény, amelyre egy adott vállalat a sajtó képviselőit hívja meg abból a célból, hogy egy előre meghatározott témáról tájékoztassa őket, valamint első kézből nyújtson válaszokat a helyszínen feltett kérdésekre. A sajtótájékoztató megszervezése összetett feladat, hiszen nemcsak annak megfelelő színvonaláról, hanem hibátlan lebonyolításáról is gondoskodni kell, amihez körültekintő előkészületekre van szükség.
Szerkesztés Lépések
- Határozzuk meg, hogy mely médiumok számára lehet érdekes a témánk (gazdasági, politikai, informatikai stb.)!
- A témának megfelelően állítsuk össze a meghívottak listáját!
- Határozzuk meg a helyszínt és az időpontot!
- Állítsuk össze a szervezőcsapatot! Mindenkinek jól körülhatárolt feladatkört adjunk.
- Készítsük el a meghívókat! Manapság már inkább online küldjük el a meghívókat, ám az esztétikus megjelenést mindig tartsuk szem előtt!
- A meghívókat minimum egy héttel a rendezvény előtt küldjük el az újságíróknak! Postai levélben történő meghívás esetén 7-10 nappal korábban adjuk fel a meghívót.
- Kérjünk visszajelzést az újságíróktól! Erre létrehozhatunk egy aloldalt, vagy megkérhetjük a meghívottakat, hogy részvételi szándékukat jelezzék e-mailben vagy telefonon.
- Válasszuk ki a sajtótájékoztatón megszólaló személyt! Olyan embert válasszunk, aki jól ismeri a vállalatot, és aki nem riad vissza az előre nem látható kérdésektől.
- Szervezzük meg az étkeztetést (amennyiben például ebédidőbe nyúlik a rendezvény)!
- Állítsuk be a hangtechnikát, és ha képi megerősítést is alkalmazunk, szereljük össze a projektort és a kivetítővásznat.
- Gondoskodjunk az újságíróknak szánt háttéranyagokról!
- Kedveskedhetünk apró ajándékkal a meghívottaknak.
Szerkesztés Tippek
- Készítsünk forgatókönyvet, amelyet minden szervező kapjon kézhez pár nappal a rendezvény előtt, így kevés eséllyel alakulnak ki buktatók.
- Figyeljünk arra, hogy az időpont lehetőleg ne ütközzön más fontos eseményekkel.
- A helyszínválasztásnál figyeljünk annak adottságaira: könnyű megközelíthetőség, elegendő parkolóhely, kellemes környezet stb.
- A sajtótájékoztatón megszólaló személyt készítsük fel olyan kérdések megválaszolására is, amelyek kínosak lehetnek a vállalatra nézve.
- Készítsük fel a megszólalót arra, hogy a rendezvény után rádiós vagy televíziós interjút is kérhetnek tőle!
- Az újságíróknak szánt ajándék legyen figyelemfelhívó, de ne legyen túlzó, és kapcsolódjon a céghez, hiszen az ajándék növeli az emlékezeti hatást.
Szerkesztés Amire szükséged lehet
- egy jó, tapasztalt szervezőcsapat
- sajtólista
- meghívó
- megfelelő helyszín és időpont
- a vállalat képviselője
- háttéranyagok
- ajándékok
- catering
Szerkesztés Figyelmeztetések
- Tartsuk be a helyszín házirendjét!
- Vegyük figyelembe a helyszín befogadóképességét! Ne tervezzük se túl, se alul a résztvevők számát.
- Figyeljünk rá, hogy a vállalat számára fontos médiumok képviseltessék magukat! Ha kell, keressük meg telefonon azokat az újságírókat, akik megjelenésére feltétlenül számítunk!
- Mindig a lehető legkörültekintőbben ellenőrizzük a technikai felszereléseket! Kellemetlen perceket okozhat egy torzító mikrofon vagy egy nem megfelelően működő projektor.