Belső vállalati hírlevelet készíteni

Hogyan kell belső vállalati hírlevelet készíteni?

A munkatársak folyamatos informálása kritikus a vállalati stratégia megvalósítása szempontjából. Hogyan várhatnánk el a dolgozóktól, hogy azonosuljanak a vállalat céljaival és együtt dolgozzanak azok megvalósításán, ha nem is ismerik azokat? A megfelelő informálás ráadásul fontos motiváló erő is, sokszor még az anyagiaknál is erősebb. A belső kommunikáció egyik fontos eszköze a vállalati hírlevél, melynek felépítéséhez adunk tippeket a következőkben.

Lépések

A hírlevél tematikája: Fontos, hogy a hírlevél olyan témákkal foglalkozzon, melyek a dolgozókat érdekelhetik, és ne a vezetőség önpropagandája legyen. Mik lehetnek ezek?
1. Aktualitások: Érdemes mindig naprakész információkkal ellátni a munkatársakat. Ha például valamilyen új terméket/szolgáltatást vezet be a cég, esetleg egy új fejlesztésen dolgozik, elnyert egy díjat, bevezetett egy új folyamatot stb., azokról fontos a belső hírlevélben is tájékoztatást adni.
2. Fontos információk: Ha valamelyik részleg fontos információt osztana meg a dolgozókkal – pl. jutalékrendszer változása stb. –, a belső vállalati hírlevél remek felület ezek közlésére.
3. Új munkatársak: Nagyobb cégek esetében a vállalati hírlevél az új munkatársak bemutatására is jó lehetőséget jelent.
4. Elismerések: Ha kitüntetünk egy munkatársat – pl. mert társadalmi munkát végzett, kiemelkedően végezte a céges feladatait, ő lett a hónap dolgozója stb. –, akkor arról érdemes a belső hírlevélben is említést tenni, hiszen így lehetőségünk van az egész vállalat előtt kifejezni az elismerésünket (ami pedig megint csak motiváló erővel bír).
5. Aktuális események: A vállalati eseményekről – családi nap, partnerrendezvény stb. – is fontos a belső hírlevélben tájékoztatást adni.
6. Szakmai cikkek: A hírlevélbe bekerülhetnek a vállalat tevékenységével kapcsolatos érdekes szakcikkek is. Még jobb, ha ezeket a dolgozók írják, így lehetőséget teremthetünk a tudásmegosztásra is.
7. GYIK: A dolgozók kérdéseit is megválaszolhatjuk a belső hírlevélben. Így a külön-külön felmerült kérdésekre egy felületen, egyszerre adhatunk választ.
8. Sajtómegjelenések: A vállalat legfrissebb sajtóközleményeit, megjelenéseit is érdemes a hírlevélben megjeleníteni.
Időzítés: A belső hírlevél esetében is fontos a rendszeresség. Érdemes legalább havi rendszerességgel tájékoztatni a munkatársakat. Rendkívüli események kapcsán lehetnek persze különszámok: pl. ha a közeledő családi nap programjában változás áll be, természetesen nem érdemes a következő számig várni.
Szerkesztőség: A belső vállalati hírlevélnek kell, hogy legyen felelőse. Jelöljünk ki egy szerkesztőséget, akiknek többek között az is a feladata, hogy begyűjtsék az információkat a hírlevélhez, megszerkesszék és egyeztessék a vezetőséggel a tartalmat (amennyiben erre szükség van), majd kiadják a hírlevelet.
Terjedelem: Nem érdemes túl terjengősre venni a hírlevelet, mert senki nem fogja elolvasni azt. Ráadásul ezt többnyire napközben olvassák a dolgozók, és nem jó, ha hosszú időre kivonjuk őket a munkából.
Hangnem: A vállalati kultúrának megfelelően használjunk tegezést vagy magázást! Ugyanakkor fontos, hogy magázás esetén is közvetlen legyen a hangnem, inkább párbeszédszerű, mint kinyilatkoztatás a vezetőség részéről.
Felépítés: Határozzuk meg, hogy milyen tematika mentén építjük fel a hírlevelet, és legyünk konzisztensek! Így a dolgozók pontosan tudják, hogy hol találják a kedvenc rovatukat, vagy azt az információt, amit éppen keresnek.

Tippek

Érdemes sok képet használni a belső hírlevélben is! Így sokkal érzékletesebben adhatjuk át az üzeneteket, és a dolgozók is szívesebben olvassák el a híreket.
A hírlevél szerkesztőinek érdemes minél többet beszélgetnie a munkatársakkal és a vezetőséggel, hogy képben legyenek az aktualitásokkal, és meg tudják írni azokat.
Ugyanígy érdemes a szakmai hírek követésére is kijelölni egy felelőst, így ezen a területen sem fogunk lemaradni semmi fontosról.
Biztassuk a munkatársakat, hogy bátran szóljanak hozzá a hírlevélhez, adjanak témaötleteket, tippeket a továbbfejlesztéshez. Minél inkább maguknak érzik, annál jobban be tudja tölteni a szerepét a belső kommunikációban!

Figyelmeztetések

Ne legyen önpropaganda! Nagyon fontos, hogy a hírlevél a dolgozóknak, és ne a vezetőségről szóljon! Ahogy egy külső hírlevélnél, itt is az olvasók igényeihez kell igazodnunk.
A hírek legyenek hitelesek! Bár valóban fontos a közvetlen hangnem, ne felejtsük el, hogy ez nem a folyosói pletykák helye!

Amire szükséged lehet

Szerkesztő (csapat)
Információk megosztása szerkesztőkkel
Grafikus
Hírlevélküldő rendszer (online hírlevél esetén)
Nyomda (print hírlevél esetén)

Felhasznált források, kapcsolódó webcímek

Az oldal szerzői

Andi02

Személyes eszközök

Keresés

Nézetek