Médiafigyelést készíteni

Hogyan kell médiafigyelést készíteni?

A médiamegjelenések generálásával kapcsolatban nem csak az előkészületek fontosak, hogy minél több megjelenést érjünk el, hanem azok nyomon követése is. Ehhez egy pontos és részletes médiafigyelés elkészítésére van szükségünk.

Lépések

1. Készítsünk egy excel táblázatot a következő oszlop fejlécekkel! Ezek azok a pontok, amelyek a legfontosabbak a megjelenések értékelése szempontjából!
   1. Dátum: Mikori a megjelenés.
   2. Típus: Itt azt kell feljegyeznünk, hogy offline, online vagy esetleg elektronikus megjelenésről van szó.
   3. Médium: Itt konkrétan a médium nevét kell rögzítenünk, amelyben az adott megjelenés szerepel. Ez mind a megjelenés értékének kiszámítása szempontjából, mind pedig az esetleges kapcsolatfelvétel miatt fontos lehet számunkra a jövőben. Ráadásul egy hosszabb időtávot átfogó médiafigyelésből az is kiderül ezáltal, hogy melyek azok a médiumok, amelyek rendszeresen érdeklődnek az adott témájú hírek iránt. Továbbá sajtóadatbázis-építés szempontjából is fontos lehet, hogy milyen helyeken jelenik meg a hírünk, akiknek nem mi küldtük ki a közleményt. Mivel ebből jól látszik, hogy érdekli őket a téma, így felvehetjük őket az adott tematikájú sajtólistánkra, hogy legközelebb már biztosra menjünk, hogy megkapják a hírünket.
   4. Cím: Ez a későbbi könnyebb visszakereshetőséget segíti, ezért is fontos, hogy azokban az esetekben, amikor ez lehetséges (online megjelenés) akkor hivatkozással is lássuk el a címet, hogy egy kattintással visszakereshessük azt.
   5. Attitűd: Ebben az oszlopban jegyezzük fel, hogy pozitív, semleges vagy éppen negatív hangvételű volt a hír az általunk képviselt cégre nézve. Ez elsősorban azért fontos, hogy minden negatív megjelenést észrevegyünk, és azokra valamilyen módon reagáljunk, ha ez lehetséges. Például, ha nem teljesen a valóságot tükröző cikk születik rólunk, akkor kérhetünk helyesbítést a szerkesztőségtől.
   6. Terjedelem: Itt azt érdemes feljegyezni, hogy az adott cikk teljes mértékben az általunk képviselt szervezetről szólt vagy csak egy másik téma kapcsán tettek említést rólunk. Ezek aránya egy éves összefoglalóban jól tükrözi az egész éves médiaaktivitásunkat, illetve a megjelenések értékének kiszámolásánál is fontos tudnunk, hogy milyen terjedelemben sikerült megjelenést elérnünk.
   7. Téma: Amennyiben egy évben több téma kapcsán is adunk ki közleményt, fontos az utólagos értékelés alkalmával nyomon követnünk, hogy melyik téma volt a legnépszerűbb, melyik az, amelyik kevésbé működött kommunikációs szempontból, mivel így támpontokat kaphatunk a jövő évi sajtókommunikációs tervünk összeállításához is.
   8. Szerző: Amennyiben tudjuk, itt jelöljük meg a cikk szerzőjét, ami azért fontos, hogy később fel tudjuk venni vele a kapcsolatot, ha esetleg szükség lenne rá, és ne kelljen újra rákeresnünk a megjelenésre.
   9. Megjegyzések: Itt elsősorban azt érdemes feljegyezni, hogy egy általunk kiadott sajtóközleményhez, interjú-megkereséshez vagy esetleg egy rendezvényhez kapcsolódik-e a megjelenés. Ez is az utólagos értékeléshez és a jövőbeni sajtókommunikációs hangsúlyok meghatározásához nyújt segítséget.
2. Hogyan keressünk rá a megjelenésekre?
   1. Használjunk médiafigyelő szolgáltatásokat! Ezek olyan fizetős szolgáltatások, amelyek tartalmazzák az online, offline és elektronikus médiatartalmak majdnem mindegyikét, így az adatbázisukban könnyedén rákereshetünk a cégünk nevére, majd egyenként elolvashatjuk a listázott megjelenéseket. Ez legfőképp a print és a tévé, rádióban elhangzó megjelenések miatt lehet hasznos, amelyeket nem tudunk egyszerűen az interneten megtalálni. Ezek a szolgáltatások abból a szempontból is hasznosak, hogy lehetőségünk van offline és elektronikus megjelenések letöltésére is. Így nem szükséges megvennünk magát a lapot, elég a megjelenés PDF változatát elmentenünk a későbbi riportolás érdekében.
   2. Az online megjelenések felkutatásához használjuk a Google keresőmotorját! A Google keresőben lehetőségünk van többféle szempont szerint is szűrni. A legfontosabb talán az időtáv, amiben kereshetünk, így megtehetjük, hogy csak a legfrissebb megjelenéseket listáztatjuk ki, de akár évekre visszamenőleg is kutakodhatunk, ha éppen arra van szükségünk.
3. Készítsünk szöveges összefoglalót a médiamegjelenésekről! Amennyiben a megjelenésekről vezetők vagy partnerek felé is be kell számolnunk, készítsünk rövid kivonatos összefoglalót, ami a következő szempontokat tartalmazza, és mellé csatoljuk a részletes táblázatos verziót:
   1. Az adott időszakban produkált kommunikációs aktivitás: pl. 6 sajtóközlemény kiadása, és 1 sajtótájékoztató szervezése.
   2. Összesen hány megjelenést értünk el, ezek százalékos eloszlási aránya téma, médiumtípus, illetve terjedelem szerint.
   3. A célcsoport eléréséhez mely lapok járultak hozzá a leginkább (legrangosabb és legjobb elérést biztosító megjelenések kiemelése).
   4. Az elért megjelenések értékének megadása, úgy számolva mintha ezek listaáron megvett megjelenések lettek volna.
   5. Jövőre vonatkozó javaslatok megfogalmazása a sajtókommunikációval kapcsolatban.

Tippek

• Fontosabb és különlegesebb online megjelenésekről is érdemes képernyőképet készítenünk, mivel az online megjelenések esetében gyakran megeshet, hogy pár hónappal később már nem található meg a tartalom a megadott linken.
• Készíthetünk egy adott témáéval vagy kommunikációs aktivitással (rendezvény) kapcsolatban is médiafigyelést, de ha hosszú távon állunk valakivel kapcsolatban, akkor érdemes havi és éves szinten is követni a megjelenéseket. Ez gyakran az elszámolás típusától is függ.
• Ma már hasznos lehet, a közösségi média tartalmakra is médiafigyelést végezni, hogy tisztában legyünk vele, hogy az általunk elérni kívánt képhez képest, milyen „hírek” terjednek rólunk a közösségi médiában.

Amire szükséged lehet

• excel táblázat
• médiafigyelő szolgáltatások

Figyelmeztetések

• Sokszor aprólékos és időigényes feladatnak tűnhet a médiafigyelés, amit szeretnek megspórolni, de ne engedjünk a kísértésnek, mivel mind az elemzés, mind a jövőbeni tervezés szempontjából fontos a megjelenéseink részletes nyomon követése.

Kapcsolódó források, hivatkozások

• Médiafigyelés
• Médiafigyelés

Az oldal szerzői

Bianka, BoglarkaS