Lean eszközöket alkalmazni

Előfordult már, hogy elhagytad féltve őrzött irataidat, jegyzeteidet? Az ebből fakadó kellemetlenség könnyedén megakadályozható a lean, japán eredetű folyamatoptimalizálási módszer segítségével. Lényege az egyes munkafolyamatok karcsúsítása, ezáltal pedig a nagyfokú racionalizálás. Elsősorban multinacionális gyártó vállalatok alkalmazzák a lean office-t, azonban precíz elemei a mindennapi életbe is könnyedén átültethetőek. Válaszd a hatékonyabb munkavégzés érdekében a lean ökölszabályait!

Lépések

1. A lean eszközök tárháza igencsak bőséges. Kezdésképpen az alapok bevezetése reális célkitűzés! Az 5S módszer kezdeti alkalmazása kiváló kiindulópont, majd továbbfejlesztéseképpen következhet a Kaizen! Munkafolyamataid központjában még inkább vevőid állnak majd, ami nem teremt számukra hozzáadott értéket, az pedig leépítendővé válik.
2. Ismerd meg, és tanuld meg alkalmazni az 5S szabályait! A módszer lényege, hogy a munkahelyet rendezetté és precízzé varázsolja. A szabályok betartása minden munkatárs részéről folyamatos odafigyelést, együttműködést kíván. Rendet tenni könnyű, azt állandóvá tenni kihívás!
   • Így rakj rendet a japán 5S szerint!
     • Seiri: Szabadíts fel minél több helyet! Távolítsd el a mindennapi használaton kívüli irataidat, eszközeidet!
     • Seiton: Dolgozz ki egy pedáns tárolási struktúrát, ahol mindennek megvan a saját, állandó helye.
     • Seiso: A nap végeztével rendezd íróasztalodat! Tartsd tisztán és letisztultan! A cél egyfajta steril állapot elérése. A személyes tárgyak száma lehetőség szerint ne haladja meg a munkaeszközökét.
     • Seiketsu: Végezz kontrollt heti rendszerességgel a rend megőrzése végett! Legyen egy jól kialakított szabványeljárásod, hozzá tartozó felelősökkel!
     • Shitsuke: Az 5S váljon mindennapi példává, és szolgáljon mások számára best practice-ként!
3. Hogy nézhet ki ez a hétköznapok gyakorlatában? Vezess be pár lean szabályt konyhádba is!
   • Munkán kívül is rengeteg időt spórolhatsz meg, gyorsítva tevékenységeidet. Az optimális konyhai folyamatok megvalósításkor célod az legyen, hogy minimális pakolászásra vagy rohanásra legyen szükséged.
   • Törekedj a 30 másodperces szabályra! Úgy kell kialakítanod konyhai munkafelületedet, hogy bármit megtalálj fél perc kereséssel. A gyakran használt eszközök álljanak kézre, kizárólag az ünnepek alkalmával használatos edényeidet pedig szeparáld szekrényed rejtett zugaiba!
   • A leanesítés egyik leghatásosabb mérőszáma, hogy egy adott folyamat mennyivel gyorsult fel az átalakítást követően. Így felmérheted, hogy mennyivel hamarabb tudsz elkészíteni egy reggelit a munka előtt, vagy akár egy háromfogásos családi menüt.
4. Az 5S megvalósítása után vágj bele a Kaizen bevezetésébe!
   • A Kaizen egy összetett japán szó, két kanji-ból (kínai jelből) áll. A jelentése a változás (kai) a jó (zen) irányába.
   • A gördülékenység mellett képes a munkabiztonság növelésére, akár nagyobb haszon elérésére. Hatalmas hozzáadott értéke a munkavállalók bevonásában, javaslatok és ötletek gyűjtésében rejlik. Ötletbörze, ötletláda, csoportmunka, közös Kaizen akciók jellemzik. A sikeres és valóban hatékony javaslatokat jutalmazza a vállat, majd bevezeti.
   • Alkalmazásával nem csupán a munkafolyamatokat reformálhatod meg, hanem elkötelezetté és lojálissá teheted munkavállalóidat, intenzív bevonásuk révén.

Tippek

1. A módszerek akkor lesznek a leginkább hatékonyak, ha az egész iroda közös erővel és csapatkohézió jelleggel csatlakozik.
2. A japán módszerek azt vallják, hogy mindig jobbá és jobbá lehet tenni bármely tevékenységet. Így tehát próbáld meg bevonni azt életed minél több területére, ahol jelenlegi eredményedet fokozni szeretnéd: Otthonodba, iskoládba, egyetemedre, üzleti életedbe!

Amire szükséged lehet

• Japán optimalizáló módszerek ismerete,
• folyamatok átlátása,
• egy mindenre elszánt csapat,
• jó ötletek,
• logikus gondolkodás,
• kreativitás,
• erő a megvalósításhoz,
• mérési eszközök.

Figyelmeztetések

• Első lépésként ahhoz, hogy ezt végre tudd hajtani, egységesítened kell. Fejleszteni csakis azt lehet, ami már kellőképpen standardizált, és eredménye mérhető.

• A cikkben említett két módszeren túl a gemba, pokajoke egyaránt a folyamatoptimalizációt szolgálják. Amennyiben az alapok már biztosan mennek, lépj tovább a következő szintekre!

Videók

Kapcsolódó források, hivatkozások

• 5S módszer és alkalmazása

• Kaizen, mint a veszteségcsökkenés módszere

Az oldal szerzői

Bgyorfi, Bollar