Hírlevelet készíteni a vállalat partnerei számára

Hogyan kell hírlevelet készíteni a vállalat partnerei számára?

Egy jól kihasználható, pontosan ellenőrizhető és rugalmas marketingeszköz van annak a kezében, aki hírlevélen keresztül kommunikál a partnereivel. A fent említett előnyök azonban önmagukban nem biztosítják e-mail marketing kampányunk sikerét. A kívánt eredményekért egy összetett feladat minden részletének alapos kidolgozása és felügyelete szükséges. A hírlevél tartalmi, szerkezeti és technikai követelményeinek eleget téve további speciális kihívásokkal is szembe kell néznünk, hogy hitelesek legyünk partnereink szemében. Hasznos, érdekes és friss információkkal kell szolgálnunk a céget – és így a partnereinket is – érintő aktuális piaci helyzetről, és lényegében bármiről, ami az üzletünket befolyásolhatja. A tervszerű, rendszeres és folyamatos kommunikáció elősegíti, hogy megbízható vállalatnak tekintsenek minket.

Lépések

Tartalom: A hírlevél tartalmi összeállításakor fókuszáljunk azokra a témákra, amelyek a partnerek szemszögéből figyelemfelkeltőek lehetnek. Ez függ a cég profiljától, a társadalmi környezettől, az aktuális politikai helyzettől, a piaci történésektől, valamint a cég belső aktivitásától. A legjobb hírértékű levél akkor születhet, ha jól ismerjük a partnereinket. Tudjuk meg, hogy milyen gondolataik, érzéseik, motivációik, kérdéseik és aggályaik vannak, és az e-mailben ezekre reagálva helyezzünk el szakmai tartalmat. Térjünk ki benne a cég nyilvánosságra hozható belső információira: a szakmai eredményekre, a változásokra és annak okaira, illetve a partnereket érintő eseményekre. Ezzel személyesebbé tehetjük a kapcsolatunkat, közelebb érezhetik magukat hozzánk a partnerek, ez pedig egy gyümölcsöző üzleti kapcsolat alapjául szolgálhat.
Szerkezet: Jelöljünk ki egy struktúrát, amely köré a hírlevelek épülni fognak. Így a partnerek pontosan tudni fogják, hogy az őket érdeklő információkat melyik rovatban találják. Így például külön részt szentelhetünk az aktuális híreknek, eseményeknek, szakmai tartalomnak, eredményeknek, sajtómegjelenéseknek, vagy a gyakran ismételt kérdéseknek (GYIK) stb.
Stílus: Nem szabad elfelejteni, hogy a hírlevél szövege és a dizájnelemek illeszkedjenek a cég arculati kézikönyvében leírtakhoz. Az e-mailben továbbított anyag a céget képviseli, ezért fontos, hogy jól beazonosítható és szövegalkotását, valamint vizuális elemeit tekintve is igényes legyen. Arról is dönteni kell, hogy a partnerekkel tegező vagy magázó hangnemben kommunikálunk. Az igényes hírlevelet az olvasók általában összefüggésbe hozzák a küldő szakmai felkészültségével is, ezért az elhanyagolása komoly következményekkel járhat.
Időzítés: Folyamatos és rendszeres kommunikációra van szükség, hiszen a hírlevél esetében a kiszámíthatóság erény. Az eredményesség érdekében ajánlott havonta 1-2 hírlevél kiküldése, ennél gyakoribb kiküldésre viszont lehetőleg ne vállalkozzunk, mert az már zavaró is lehet. Előfordulhat persze, hogy egy rendkívüli esemény hatására azonnali kommunikációra van szükség, ilyenkor nyugodtan küldhetünk különszámot a címlistán szereplőknek.
Terjedelem: Törekedni kell arra, hogy az olvasás 1 percnél többet ne vegyen igénybe. A hírlevelet többnyire munka közben fogják elolvasni - pontosabban átfutni -, és ha a mondanivalónk túl körülményesen és hosszadalmasan van leírva, nem fogják venni a fáradságot, hogy belemerüljenek a szövegbe.
Tagolás: Legyünk a fogalmazáskor lényegre törőek és tömören fogalmazzunk! Az e-mailnek ad egy szellős érzetet, ha gondosan tagoljuk a szöveget. Így a tartalmi szerkezetet a vizualitás is tükrözni fogja. Amennyiben az alfejezeteknek is adunk címet, könnyen el tudja dönteni a partnerünk, hogy melyik rész lehet érdekes számára, és melyik nem.

Tippek

A helyesírási hibák elkerülése végett érdemes megkérni egy vagy akár több embert is a cégnél, hogy a kiküldés előtt ellenőrizzék le ők is a szöveget. A több szem többet lát elv követésével csökkenthetjük annak az esélyét, hogy az e-mailben helyesírási hibák éktelenkedjenek.

Az e-mail marketing optimalizációjához, és egyáltalán ahhoz, hogy pontos képet kapjunk a hírlevelek hatékonyságáról, méréseket kell végezni. Ezzel megismerhetjük a hírlevelek kézbesítési arányát, megnyitási arányát, átkattintási arányát, konverziós arányát, a megjelenítési adatokat, valamint a fel- és leiratkozások számát. Ezek ismeretében a hírlevelet könnyebben a partnereink igényeire szabhatjuk.

Végezzünk A/B tesztet, vagyis az éles kiküldés előtt versenyeztessük egy tesztküldéssel a hírlevél egyes részeit, hogy lássuk, melyikkel működik hatékonyabban. Ezzel a funkcióval akár komplett hírlevél variációk összehasonlítására is lehetőségünk van.

Van néhány aranyszabály, aminek a betartásával elkerülhetjük, hogy az e-mailünket a spammappába száműzze a szűrő vagy éppen a címzett. Megelőzésképp kerüljük a speciális karakterek használatát, a mondatvégi írásjelek egymásután halmozását és a spamre utaló szavakat. Továbbá a képek szigorúan illusztrációként vagy design elemként szolgáljanak a szöveges részek mellett, és ne önálló üzenetként funkcionáljanak. A hírlevélben legyenek linkek, de levelenként ez ne haladja meg az 1-2 darabot. Ügyeljünk arra is, hogy a hírlevél HTML kódja tiszta maradjon, vagyis ne közvetlenül a Word dokumentumból másoljuk ki a tartalmat, hanem előbb azt illesszük be a Jegyzettömbbe, és csak utána használjuk fel a szöveget. Növelhetjük a pozitív hatást, ha az e-mail feladójának neve helyén egy könnyen beazonosítható cég vagy márkanév szerepel.

Amire szükséged lehet

szerkesztő(k)
információk
grafikus
hírlevélküldő rendszer (saját vagy bérelt)
naprakész adatbázis

Figyelmeztetések

Jelöljük ki a felelőst! Nagy kavarodást okozhat, ha nincsen egyértelműen leszögezve, hogy kinek/kiknek a feladata a hírlevél szerkesztése, a vezetőséggel való egyeztetés, a szükséges információk begyűjtése, a kiküldés és a hatékonyság mérésének ellenőrzése.

Fontos, hogy a híreknek valóban legyen hírértékük, és ne bulvárosítsuk el a partnereknek szánt hírlevelet, különben komolytalannak fognak tartani.

A jogi szabályozásnak eleget téve csak olyanoknak küldjünk hírlevelet, akik ehhez előzetesen hozzájárultak. Aki leiratkozik a hírlevélről, azt töröljük a címlistánkból.