Sajtótájékoztatót szervezni

Hogyan kell sajtótájékoztatót szervezni?

A sajtótájékoztató egy olyan rendezvény, amelyre egy adott vállalat a sajtó képviselőit hívja meg abból a célból, hogy egy előre meghatározott témáról tájékoztassa őket, valamint első kézből nyújtson válaszokat a helyszínen feltett kérdésekre. A sajtótájékoztató megszervezése összetett feladat, hiszen nemcsak annak megfelelő színvonaláról, hanem hibátlan lebonyolításáról is gondoskodni kell, amihez körültekintő előkészületekre van szükség.

Lépések

1. Határozzuk meg, hogy mely médiumok számára lehet érdekes a témánk (gazdasági, politikai, informatikai stb.)!
2. A témának megfelelően állítsuk össze a meghívottak listáját!
3. Határozzuk meg a helyszínt és az időpontot!
4. Állítsuk össze a szervezőcsapatot! Mindenkinek jól körülhatárolt feladatkört adjunk.
5. Készítsük el a meghívókat! Manapság már inkább online küldjük el a meghívókat, ám az esztétikus megjelenést mindig tartsuk szem előtt!
6. A meghívókat minimum egy héttel a rendezvény előtt küldjük el az újságíróknak! Postai levélben történő meghívás esetén 7-10 nappal korábban adjuk fel a meghívót.
7. Kérjünk visszajelzést az újságíróktól! Erre létrehozhatunk egy aloldalt, vagy megkérhetjük a meghívottakat, hogy részvételi szándékukat jelezzék e-mailben vagy telefonon.
8. Válasszuk ki a sajtótájékoztatón megszólaló személyt! Olyan embert válasszunk, aki jól ismeri a vállalatot, és aki nem riad vissza az előre nem látható kérdésektől.
9. Szervezzük meg az étkeztetést (amennyiben például ebédidőbe nyúlik a rendezvény)!
10. Állítsuk be a hangtechnikát, és ha képi megerősítést is alkalmazunk, szereljük össze a projektort és a kivetítővásznat.
11. Gondoskodjunk az újságíróknak szánt háttéranyagokról!
12. Kedveskedhetünk apró ajándékkal a meghívottaknak.

Tippek

• Készítsünk forgatókönyvet, amelyet minden szervező kapjon kézhez pár nappal a rendezvény előtt, így kevés eséllyel alakulnak ki buktatók.
• Figyeljünk arra, hogy az időpont lehetőleg ne ütközzön más fontos eseményekkel.
• A helyszínválasztásnál figyeljünk annak adottságaira: könnyű megközelíthetőség, elegendő parkolóhely, kellemes környezet stb.
• A sajtótájékoztatón megszólaló személyt készítsük fel olyan kérdések megválaszolására is, amelyek kínosak lehetnek a vállalatra nézve.
• Készítsük fel a megszólalót arra, hogy a rendezvény után rádiós vagy televíziós interjút is kérhetnek tőle!
• Az újságíróknak szánt ajándék legyen figyelemfelhívó, de ne legyen túlzó, és kapcsolódjon a céghez, hiszen az ajándék növeli az emlékezeti hatást.

Amire szükséged lehet

• egy jó, tapasztalt szervezőcsapat
• sajtólista
• meghívó
• megfelelő helyszín és időpont
• a vállalat képviselője
• háttéranyagok
• ajándékok
• catering

Figyelmeztetések

• Tartsuk be a helyszín házirendjét!
• Vegyük figyelembe a helyszín befogadóképességét! Ne tervezzük se túl, se alul a résztvevők számát.
• Figyeljünk rá, hogy a vállalat számára fontos médiumok képviseltessék magukat! Ha kell, keressük meg telefonon azokat az újságírókat, akik megjelenésére feltétlenül számítunk!
• Mindig a lehető legkörültekintőbben ellenőrizzük a technikai felszereléseket! Kellemetlen perceket okozhat egy torzító mikrofon vagy egy nem megfelelően működő projektor.

Kapcsolódó források, hivatkozások

• Amit érdemes tudni a sajtókommunikációról
• A sajtótájékoztató szervezésének folyamata
• Sajtótájékoztató szervezése gyakorló feladatokkal

Az oldal szerzői

BoglarkaS