[[Fájl:pályázat20140630.jpg|right|250px]]A pályázatírás igen bonyolult, általában szakértőt igénylő munka. Akár képesítés birtokában, akár anélkül állunk neki, követni kell a lépések sorrendjét, a meghatározott formai, tartalmi és egyéb követelményeket akkor, ha valóban sikeres pályázati anyagot akarunk leadni, amelynek esélye lehet arra, hogy győztesként kerüljön ki a tenderből.

# '''Első lépés az előminősítés. ''' Ennek keretében kell megállapítani, hogy egy adott pályázó megfelel-e az adott pályázati kiírásban szereplő feltételeknek, követelményeknek. Ahhoz, hogy az előminősítést megfelelően végrehajthassuk, természetesen tisztában kell lennünk a pontos feltételekkel, amelyek minden egyes pályázat esetében különböznek. A követelmények között szerepelhetnek például a pályázó gazdálkodási adataira, előéletére, a megvalósulás helyszínére vonatkozó kitételek. Tisztázzuk, hogy pontosan mire akar pályázni az adott vállalkozás és mekkora beruházást akar végrehajtani, mekkora támogatási összegre volna szüksége a sikerhez, milyenek saját anyagi lehetőségei. Mindezek alapján meg tudjuk állapítani, hogy egy adott vállalkozás egy adott pályázaton a pályázati feltételeknek eleget téve elindulhat-e, milyen esélyei vannak a sikerre, illetve milyen támogatási összegre számíthat és milyen feltételeknek kell ehhez megfelelnie.# '''Amennyiben pályázatíróként készítjük el a szerződést valamely vállalat részére, úgy ajánlatos erről előzetesen, még a pályázatírási munka megkezdése előtt szerződést kötni, a következő lépés tehát a szerződéskötés. ''' A szerződésben a felek lefektethetnek különféle feltételeket, a fizetséget (pl. jutalékos vagy fix fizetéses megoldást alkalmaznak) és más tényezőket.# '''Amennyiben tehát a vállalat minden tekintetben megfelel a pályázati kiírásnak és jogosult a pályázatban való részvételre, következhet a szükséges iratok, dokumentumok beszerzése. ''' A pályázatíró általában egy kérdés- és dokumentumlistát ad át a pályázónak, amelyen szerepel minden olyan tétel, mely szükséges ahhoz, hogy megfelelően elkészíthessék a pályázatot. A bekért dokumentumok között lehet például az aláírási címpéldány, a beszámoló, a projekt leírása, az árajánlatok és már iratok. A pályázó nem csak az átadandó dokumentumok egyszerű listáját kapja, hanem részletes tartalmi és formai követelményeket is, hogy a dokumentumok biztosan megfeleljenek a pályázati követelményeknek.# '''Az adatbekérést követi maga a pályázat megírása. ''' Ez egyrészt természetesen a pályázati kiírás szerint, annak formai és tartalmi követelményeinek megfelelően, azokat mindig szem előtt tartva történik, másrészt pedig a pályázó által biztosított pályázati dokumentációban található információk alapján. Az elkészült pályázatot nem csak a pályázatírónak, de független referensnek is ajánlott átnéznie, ellenőriznie még azelőtt, hogy azt a pályáztató felé a csatolt dokumentációval együtt megküldenénk, hiszen a legkisebb formai hiba is sok esetben elég lehet ahhoz, hogy az egész pályázat érvénytelen legyen. A másik oldalról azt is meg kell vizsgálni, hogy az elkészült pályázati anyag megfelel-e azoknak az elvárásoknak, amelyeket a pályázó vállalat előzetesen megfogalmazott, alkalmas-e a megkötött szerződésben meghatározott kívánalmak teljesítésére.# '''Következik a pályázat benyújtása. ''' A megfelelő, lehetőleg több hozzáértő szakember által végzett, több körös ellenőrzést követően a teljes elkészült pályázati anyagot ki kell nyomtatni két (avagy a pályázat kiírója által meghatározott számú) példányban, illetve szükség esetén digitális adathordozóra (CD-re, DVD-re, pendrive-ra stb.) felmásolni. Azokat az oldalakat, amelyeket a pályázónak el kell látnia kézjegyével, illetve szükség esetén az egész anyagot, el kell neki küldeni, majd ezután még egyszer ellenőrizni, hogy a hiteles (cégszerű) aláírás minden helyen szerepel-e. Végül a kinyomtatott, aláírt, hiánytalanul összeállított pályázati anyagot a pályáztató által meghatározott feltételek alapján be kell nyújtanunk. Ez rendszerint a postai úton való elküldést jelenti, de szó lehet személyesen történő benyújtásról vagy elektronikai úton történő elküldésről is.# '''A benyújtással elméletben ugyan véget ér a pályázatíró feladata, sokszor azonban további tevékenységeket is el kell végezni ezt követően. ''' Ezek közé tartozik többek között a monitoring és a menedzsment, amelyek akkor lehetnek hasznosak, ha a pályázó elnyeri a megpályázott összeget. A pályázat összeállítója jó eséllyel az a személy, aki a legjobban ismeri nem csak az adott vállalat lehetőségeit, rendelkezésre álló erőforrásait, de a pályázat feltételeit is, tehát kiválóan képes a projekt végrehajtásában legalábbis segítséget nyújtani, illetve ellenőrzési tevékenységet végezni annak megvalósítása során. Ez igen fontos feladat, mivel ha a megítélt összegek nem megfelelően kerülnek felhasználásra, azt a pályázónak a legtöbbször vissza kell fizetnie, az előírások betartása tehát jelentős szempont.

*A benyújtott pályázatok szinte mindig, még a leggondosabb összeállítás és ellenőrzés után is rendelkeznek bizonyos hiányosságokkal. A statisztikák szerint a legtöbbször a pályázók szakmai önéletrajza hiányzik, de az összegzést, a tartalomjegyzéket, a projekt értékelését is többen felejtik el, mint nem. További jellemző problémák, ha a pályázati anyagban nem szerepelnek oldalszámok, a projektvezetők megnevezése és szakmai önéletrajza, a célkitűzések, elérhetőségek.*A tapasztalt pályázatírók alkalmaznak bizonyos fogásokat, amelyek könnyebben érthetővé, olvashatóbbá teszik az anyagot, ami sokszor kiemelkedő fontosságú szempont lehet. Ilyen például az, hogy a dőlt betűk helyett lehetőleg használjunk vastagított szöveget, mert az könnyebben olvasható, a grafikonokat, táblázatokat és egyéb ábrákat ne pontozással vagy szaggatott vonallal, hanem vonalazással jelöljük, a lapok oldalán pedig hagyjunk elegendő margót, akár egy szakdolgozatnál, a jegyzeteknek. Hanyagoljuk a sorkizárást, az olvasást megkönnyítendő, és kerüljük a túlságosan hosszú vagy bonyolult mondatokat is.*A megszövegezés sem mindegy. A „lehet” kifejezés helyett például a „lesz”, „fog” határozottabb szavakat használjuk, így jóval magabiztosabban tűnünk majd a bírálók szemében. Ugyancsak jobb benyomást kelthet, ha nem egyes, hanem többes számot alkalmazunk minden esetben, ha emberekről beszélünk.