Sajtótájékoztatót lebonyolítani
Hogyan kell sajtótájékoztatót lebonyolítani?
A sajtótájékoztató gondos és körültekintő szervezést igényel, ám az előkészületek után jön csak a munka java, a rendezvény lebonyolítása és utógondozása. Hogy minél gördülékenyebb legyen az esemény, néhány pontban leírjuk, általában milyen fázisokból áll a sajtótájékoztató napja.
Lépések
- Nevezzük ki a sajtófőnököt! Ő fogja össze az egész eseményt, az ő irányítása alatt zajlik a rendezvény.
- A sajtótájékoztatót megelőző napon gondosan készüljünk fel az eseményre! Készítsünk össze minden anyagot (és lehetőleg ne hagyjuk azokat otthon vagy munkahelyünkön :)), de vigyünk magunkkal egy laptopot vagy okostelefont is, hogy szükség esetén gyorsan kéznél legyenek az információk.
- A vendégek fogadása, regisztrálása és eligazítása. A vendégek érkezésekor tájékoztassuk őket a legalapvetőbb dolgokról: hova rakhatják a kabátjukat, hol találják a mosdót, mutassuk meg a tájékoztató helyszínét és ha van catering, hívjuk fel a figyelmüket, merre találják a kávét, üdítőt, aprósüteményt stb.
- Amennyiben készítettünk sajtóanyagot, adjuk át az újságíróknak!
- A sajtótájékoztató megnyitása. A sajtótájékoztatót vagy a sajtófőnök vagy a beszédre felkért személy nyitja meg. Röviden köszönti az összegyűlt újságírókat, felvázolja, hogy milyen alkalomból jött létre a tájékoztató, bemutatja a nyilatkozót és átadja neki a szót.
- Tartsa meg a nyilatkozó a beszédét!
- Válaszoljuk meg a sajtó részéről helyben felmerülő kérdéseket! Ez azért fontos, mert azonnal tudjuk kezelni a vitatott, homályos pontjait a tájékoztatónak, így elkerülhetjük, hogy helytelen információk lássanak napvilágot a sajtóban.
- A sajtótájékoztató végeztével adjuk át a reklámajándékokat és/vagy hívjuk meg az újságírókat a fogadásra.
- A sajtótájékoztató után küldjünk sajtóközleményt a rendezvényen nem megjelent újságíróknak!
- Végezzünk sajtófigyelést! Gyűjtsük össze a megjelent cikkeket az alábbi módon.
- Értékeljük a sajtótájékoztatót! A kiértékelés során vegyük sorra a rendezvény erősségeit és gyengeségeit, további lehetőségeit, így tudunk a legtöbbet fejlődni!
Tippek
- Helyezzünk el a helyszínen tájékoztató táblákat!
- Az újságírók névjegykártyáit is összegyűjthetjük.
- A sajtótájékoztató után adjunk lehetőséget helyszíni interjúk készítésére!
- Amennyiben a nyilatkozó nem túl gyakorlott beszélő, tartsunk főpróbát!
Amire szükséged lehet
- forgatókönyv
- sajtófőnök
- egy kiváló szervező csapat
- nyilatkozó
- előre (részben) megírt beszéd
- a sajtó képviselői
- catering
Figyelmeztetések
- Ha számítunk külföldi újságírókra is, gondoskodjunk szinkrontolmácsról!
- Próbáljuk ki a rendezvény előtt a (hang)technikai eszközöket!
- Készítsük fel a nyilatkozót kellemetlenebb kérdésekre is az újságírók részéről!