Sajtómeghívót írni
Hogyan kell sajtómeghívót írni?
A szerkesztőségek egyre kisebbek és leterheltebbek lesznek, miközben a neten pillanatok alatt minden hír és háttéranyag elérhető, telefonon pedig akár a világ másik végén lévő szakértővel is lehet interjút készíteni. Ebben a helyzetben mégis miért menne el egy újságíró egy sajtóeseményre? A legfontosabb persze egy jó téma, és az sem árt, ha valóban olyat tudunk mutatni élőben, amit a világhálón nem lehet megtapasztalni. Az első lépés ugyanakkor vitathatatlanul egy jó sajtómeghívó.
Lépések
- Emeld ki a sajtóesemény legfontosabb üzenetét! Ahogy egy sajtóközlemény esetében, a sajtóeseménykor is meg kell tudni határozni, hogy mi az a legfontosabb üzenet, ami miatt érdemes eljönnie az újságíróknak. Ezt domborítsd ki a meghívóban! Vigyázz, túl sokat azért nem árulj el, tartsd meg a lényeget az eseményre!
- Legyél személyre szabott! Ha egy rendezvényre több területről is szeretnél újságírókat hívni, ne egységes meghívót küldj ki! Teljesen másra kíváncsi egy gazdasági és egy informatikai újságíró. Egy sajtóesemény keretein belül lehet mindkét terület képviselőivel érdekes információkat megosztani, de a meghívóban mindig az adott terület számára érdekes adatokat domborítsd ki!
- Szólítsd meg a címzetteket! Legyen a megszólításban név, érezze az újságíró, hogy valóban őt szeretnéd meghívni! Azt ugyanakkor felajánlhatod, hogy ha ő nem tud eljönni, szóljon egy kollégájának.
- Mutasd be az előadókat! Nem mindegy, hogy kik fognak előadni, hiszen az újságíróknak is jó lehetőséget jelent egy háttérbeszélgetés elkészítésére egy ilyen rendezvény, emellett sokkal hitelesebb, ha egy szakértő ad elő. Lehetőség szerint ne a marketinges beszéljen a sajtóeseményen!
- Különleges helyszínt választottál? Hívd fel rá a figyelmet! Érdemes olyan helyszínt választani, ami – amellett, hogy könnyen megközelíthető – passzol az esemény témájához.
- Formaságok: A sajtómeghívónak is megvannak a maga formai követelményei:
- Legyen benne a pontos helyszín és időpont!
- Add meg, hogy mettől meddig tart az esemény!
- Kérj visszajelzést a részvételi szándékról!
- Adj meg kontaktot, akit kereshetnek a kérdéseikkel!
- Csábíts sajtóajándékkal! Az sosem jó, ha csak emiatt jönnek el egy sajtóeseményre az újságírók, de ha készülsz valami meglepetéssel, erre nyugodtan hívd fel a figyelmet.
- Ügyelj a megjelenésre is! A tartalom mellett a csomagolás is fontos, ezért a meghívó tördelésére is ügyelj! Ne legyenek például össze-vissza betűtípusok, színek, betűméretek, legyen áttekinthető, jól tördelt a szöveg!
Tippek
- Olyan időpontot válassz a sajtóeseményre, ami nem ütközik más fontos eseményekkel (konferenciákkal, bejelentésekkel stb.)!
- A sajtómeghívót legalább 2 héttel a rendezvény előtt küldd ki, de számolj azzal, hogy kell emlékeztetőt is küldened! Sok szerkesztőségben nem látják hetekre előre a menetrendet, így nem fognak tudni egyből visszajelezni.
- Tedd emlékezetessé a sajtómeghívó kiküldését egy jó ötlettel! Például küldj a meghívóval egy kis ajándékot, ami kapcsolódik az esemény témájához! Vigyázz, nagyon könnyű gagyi hatást kelteni! Ha nem vagy biztos az ötletben, inkább maradj a hagyományos eszközöknél!
- Készülj háttéranyaggal a sajtóeseményre! Ezt digitális formában is juttasd el az újságíróknak, hogy könnyen fel tudják használni!
- A sajtóközleményhez képest – amit az esemény után nem csak a meghívott/részt vevő újságírók kapnak meg – mondj el többet az eseményen! Így a megjelent újságírók valóban többletet kapnak azáltal, hogy elmennek, így legközelebb is szívesen fogadják majd a meghívásodat!
- Olvasd el Hogyan kell sajtótájékoztatót szervezni és Hogyan kell sajtótájékoztatót lebonyolítani cikkeinket is!
Figyelmeztetések
- Minden igényt nem lehet kielégíteni egy sajtóesemény keretein belül, úgyhogy ne akarj mindenkit meghívni! Ahogy a lépéseknél írtuk, egy gazdasági és egy informatikai újságíró információéhségét még akár ki lehet egyszerre elégíteni, de egy ilyen eseményen már nem biztos, hogy a bulvárlapok képviselőinek is ott a helye.
- A sajtómeghívó kiküldése után ne kezdd el zaklatni az újságírókat! Hagyj időt nekik a visszajelzésre, küldj emlékeztetőt, de ne hívogasd őket naponta! Egy-egy hívás persze megengedett, de ne legyél erőszakos, azzal épp ellentétes hatást érsz el!
Amire szükséged lehet
- Érdekes téma, ami miatt érdemes sajtóeseményt rendezni
- Jó előadók
- Jó helyszín
- Jó íráskészség
- Célzott sajtólista