Gmailben rendszerezni a leveleket

Szerkesztés Hogyan kell Gmailben rendszerezni a leveleket?

Ha napi szinten használod a Gmail rendszerét levelezésre és sok üzenetet fogadsz, egy idő után úgy érezheted, hogy nehéz átlátni az e-maileket. A Gmailben az üzenetek rendszerezésére a címkék szolgálnak, amelyekkel gyakorlatilag mappába rendezheted a leveleidet. A szűrőkkel gyorsan a megfelelő mappába irányíthatod az e-maileket, amelyeket akár színkódokkal is jelölhetsz. Mutatjuk, hogyan állítsd be ezeket!

Szerkesztés Lépések

Szerkesztés Címkék létrehozása

1. Gondold át, hogy milyen címkékre (mappákra) van leginkább szükséged. Ha például munkával kapcsolatos leveleket is kapsz a Gmail fiókodba, akkor létrehozhatsz egy-egy címkét azoknak az ügyfeleknek, akikkel rendszeresen levelezel. Ha van egy webáruházad, akkor a rendeléseknek és vásárlói üzeneteknek érdemes külön címkét létrehozni. Ha egy nagyobb eseményt (például esküvőt) szervezel, az ezzel kapcsolatos leveleknek is létrehozhatsz egy címkét – a sort a végtelenségig lehetne folytatni. A lényeg, hogy egy számodra átlátható rendszert alakíts ki.
2. A Bejövő levelek mappában nyiss meg egy olyan üzenetet, amelyhez címkét akarsz társítani – például egy rendelést.
3. Kattints a levél feletti menüsorban a Címke ikonra.
4. A lenyíló menüben kattints az Új létrehozása pontra.
5. Írd be az új címke nevét. „A címke beágyazása a következő címke alá” opcióval egyelőre nem kell foglalkoznod, csak később, ha már sok címkéd van és csoportosítani akarod őket. Kattints a Létrehozás gombra.
6. A létrehozott címkének megfelelő hivatkozás azonnal megjelenik a bal oldali menüben.
7. Vidd az egeret a bal oldali menüben a címke neve fölé. Ekkor mellette megjelenik egy kis lefelé mutató nyíl. Kattints rá a további beállítási lehetőségekért.
8. A megjelenő menü tetején egyedi színt rendelhetsz a címkéhez. Sok ember gyorsabban átlátja így a különböző kategóriákat, mintha elolvasná mindegyik nevét.
9. Ugyanebben a listában átállíthatod, hogy mikor jelenjen meg a mappa. Ha a Megjelenítés opciót választod, akkor mindig látható lesz a címke a bal oldali menüben. Ehelyett választhatod a teljes elrejtést, vagy azt, hogy a címke csak olvasatlan üzenet esetén legyen látható.

Szerkesztés Tömeges címkézés szűrővel

1. Ha még sok üzenetet kellene az adott címke alá rendelned, akkor nem érdemes egyenként haladnod, fel is gyorsíthatod a folyamatot. Nyiss meg egy olyan levelet, amit már az adott címke alá rendeltél.
2. A levél feletti mezőben kattints a Továbbiak gombra, majd választd az „Ehhez hasonló üzenetek szűrése” opciót.
3. A megjelenő ablakban látod a szűrési feltételeket. Ha szükséges, változtasd meg őket. Sok esetben elég, ha egy adott feladó e-mail címét rendeled a címkéhez (pl. az ügyfelek esetén), de megadhatod a levél tárgyát vagy egy olyan szót is, aminek szerepelnie kell a levélben.
4. Az ablak alján lévő, kék hátterű Keresés gombra kattintva ellenőrizheted, hogy jól állítottad-e be a szűrőt.
5. Ha a lista jónak tűnik, a felső sorban a Továbbiak menüre kattintva válaszd a Szűrő létrehozása lehetőséget. Ekkor előugrik az előbbi ablak.
6. Ezúttal a keresés helyett válaszd az ablak alján a Szűrő készítése a keresés alapján lehetőséget.
7. Az opciók között pipáld ki „A következő címke alkalmazása” opciót, és válaszd ki, hogy melyik címkét társítsa a rendszer automatikusan a levélhez.
8. Ha nem akarod, hogy az üzenet megjelenjen a friss bejövő üzenetek között, akkor kipipálhatod a Beérkező mappa kihagyása opciót. Ilyenkor az új üzenet csak a megfelelő címke alatt fog megjelenni, de a rendszer vastag betűvel és számmal is jelzi, hogy új üzenet érkezett a mappába.
9. Ha a korábbi levelekre is szeretnéd érvényesíteni a szűrőt (és a címkét), akkor az ablak alján pipáld ki a Szűrő alkalmazása az egyező üzenetekre opciót.
10. Ha módosítani szeretnéd a beállításokat, akkor a Gmail felső menüjének jobb oldalán kattints a fogaskerékhez hasonló ikonra, majd válaszd a Beállításokat, és annak tetején a Szűrők és letiltott címek fület. Itt az adott szűrő neve mellett, a sor végén a Szerkesztés gombra kattintva módosíthatod a beállításokat, de akár törölheted is a szűrőt és újat hozhatsz létre helyette.
11. Állíts be további szűrőket és címkéket, hogy a levelezésed nagy részét rendezetté tedd.

Szerkesztés Tippek

• A Gmailben a Google logó melletti kereső segítségével könnyen megtalálhatsz egy-egy régebbi e-mailt a levelek között. Ha nem találsz valamit a Bejövő üzeneteknél vagy a címkék alatt az első oldalon, ezt is használhatod.
• A címkék mellett csillagokat is használhatsz a levelek megjelölésére – például így jelölheted, ha még tennivalód van vele.
• A Gmail-ben vannak előre beállított kategóriák a levelek számára (Közösségi, Promóciók, Frissítések, Fórumok). Ezeken a kategóriákon nem tudsz változtatni, de eldöntheted, hogy akarod-e használni őket, illetve akarod-e, hogy megjelenjenek. Ezt a Beállításoknál a Bejövő levelek fülön tudod szabályozni.
• Ha az egyik levél szerinted nem jó helyre került (például a Promóciók kategória alá érkezett egy fontos levél, vagy megkapta a Rendelés címkét egy olyan e-mail is, amiben csak érdeklődött a vásárló), akkor a levél felett a címke ikonjára vagy a Kategória mappaszerű jelére kattintva egyszerűen módosíthatod a besorolást.
• Ha úgy találod, hogy a szűrők és címkék használata kényelmetlen számodra, bármikor törölheted őket a Beállítások alatt.

Szerkesztés Amire szükséged lehet

• Gmail postafiók
• Átláthatatlan mennyiségű levél

Szerkesztés Figyelmeztetések

• Az e-mailek átirányítása a megfelelő címke alá és elrejtése a Beérkező üzenetek közül erősítheti szt a benyomást, hogy nem kell foglalkozni az adott dologgal – pedig ez általában nincs így. Mindig szentelj egy bizonyos időt arra, hogy végignézd, milyen új üzenetek vannak az egyes mappákban!

Szerkesztés Kapcsolódó források, hivatkozások

• Google súgó a Gmail levelek rendszerezéséről
• Amit tudni érdemes a Gmail levelek kezeléséről

Az oldal szerzői

JViki