Prezentációt tartani

Hogyan kell prezentációt tartani?

Prezentálni nem egyszerű. A legtöbben nem születtek pódiumra, pedig munkájuk vagy tanulmányaik során nagy szükségük lenne arra, hogy jól prezentáljanak. A jó hír, hogy ez is tanulható. Már a felkészülésen nagyon sok múlik, hiszen ilyenkor gondoljuk át a mondanivalónkat, állítjuk fel az előadás logikai felépítését, és ilyenkor készítjük el a mondandónk alátámasztására szolgáló prezentációt. Hogyan csináljuk jól? Ebben segít ez a cikk.

Lépések

Találjuk meg a kulcsüzenetet! Egy prezentáció során általában egy fontos kulcsüzenet átadására van lehetőség, hiszen nem várhatjuk el a hallgatóságtól, hogy fél óra alatt beletanuljanak a szakmánkba. Az egész előadást úgy kell felépítenünk, hogy az a kulcsüzenet átadását, megértését segítse. Ezért, mikor prezentációra készülünk, első lépésként határozzuk meg, hogy mi is az az egy kulcsüzenet. De soha ne tévesszük szem elől, hogy ennek az üzenetnek nem csak számunkra, de a közönség számára is fontosnak kell lennie! Ha már azt hisszük, megvan az ÜZENET, akkor is mindig kérdezzünk vissza: valóban fontos ez a hallgatóink számára? Ha a válasz nem, akkor nem jó a kulcsüzenetünk.
Találjuk meg a történetet! Ha már tudjuk a kulcsüzenetet, gondoljuk át, hogy hogyan fogjuk azt elmagyarázni. Ügyeljünk arra, hogy ne csak témánk legyen, hanem történetünk, aminek van dinamikája, van eleje, közepe és vége. Építsük fel az egyes gondolatok közötti átmeneteket, találjuk meg a logikai kapcsolatokat! Ha van íve a mondanivalónknak, az segít fenntartani a hallgatóság figyelmét. Viszont ha csak egymás után dobunk fel témákat, akkor könnyen elkalandozhat a figyelmük.
Tervezzük meg az előadást! Először tartsunk egyszemélyes ötletbörzét, és gyűjtsük össze a gondolatainkat! Ezután jöhet a gondolatok csoportosítása, majd a forgatókönyv megírása. Ki kell találni, hogy a gondolatokat hogyan alakítjuk prezentációvá. A tervezéshez használjunk papírt és ceruzát! Ezek ugyanis sokkal inkább a kreatív tervezés barátai, mint a monitor és a billentyűzet. Ha pedig igazán szabadjára szeretnénk engedni a kreativitásunkat, nem csak a számítógéptől, de a megszokott környezetünktől is érdemes egy időre megválni. Ha papíron már megvan a forgatókönyv, akkor kezdhetünk el a számítógépen dolgozni.
Néhány tipp a prezentáció felépítéséhez:
1. Felejtsük el a konvenciókat! Hagyományosan egy prezentáció néhány képet, sok szöveget és rengeteg felsorolást tartalmaz. Ha jó prezentációt szeretnénk tartani, akkor először is meg kell szabadulnunk ezektől a beidegződésektől! Nincs szükség sablonokra, nem kellenek az effektek, és el lehet felejteni a jól bevált felsorolásokat is. A PowerPoint prezentáció ugyanis nem azért születik, hogy abból a közönség minden információt megtudjon. És még csak nem is azért, hogy az előadót emlékeztesse arra, miről is akart beszélni. A prezentáció célja, hogy alátámassza az előadó mondanivalóját, és segítse a hallgatóságot annak későbbi felidézésében.
2. Használjunk sok képet! Bár kutatások is igazolják, hogy a képekre jobban emlékszünk, a tipikus prezentációkban mégis a szöveges tartalom dominál. Ez ráadásul nem csak azzal jár, hogy később a közönség nehezebben idézi fel az előadásunkat, de a sok szöveg elvonja a figyelmet a mondanivalóról: az emberek ugyanis nehezebben dolgozzák fel az információt, ha azt egyszerre írott és verbális formában is kapják.
3. A diaszerkesztés során alkalmazzuk a dizájn elveit! Garr Reynolds preZENtáció című könyvében 7 elvet sorol fel, melyek érvényesítésével nem csak szebb diákat alkothatunk, de sokkal áttekinthetőbbé és könnyebben értelmezhetőbbé is tehetjük az előadásunkat.
  1. Jel/zaj viszonyszám: Ügyeljünk arra, hogy a diákon csak olyan elemek szerepeljenek, amik közvetlenül a mondandónk alátámasztását szolgálják! Nem kell például a vállalati logót minden diaképen megismételni, érdemes elhagyni a háttérképeket, és a grafikonoknál is a lehető legegyszerűbb, legáttekinthetőbb formára kell törekedni.
  2. Képdominancia: Ahol lehet, képeket használjunk, a szöveges tartalmakat szorítsuk minimálisra! Így a hallgatóságnak nem kell egyszerre hallgatnia és olvasnia, a képek ugyanakkor segítik az előadás rögzülését.
  3. Üres tér: Nem csak az a fontos, ami rajta van a dián, de az is, ami nincs. Az üres tereket is jól használjuk! Ne zsúfoljuk tele a diákat, inkább több diára osszuk el a mondanivalónkat!
  4. Kontraszt: A kontrasztok alkalmazásával kiemelhetjük a legfontosabb mondanivalót. A szöveget írjuk például a háttérszíntől teljesen elütő színnel. A betűméretekkel is játszhatunk.
  5. Ismétlődés: Az ismétlődő motívumok alkalmazásával megteremthetjük az előadás közös fogalmi keretét.
  6. Igazítás: Az összetartozó elemek között teremtsünk vizuális kapcsolatot is! Ezt a legtöbbször automatikusan alkalmazzuk, hiszen például hagyományosan egy táblázat nevét közvetlenül a táblázat fölé írjuk, a képaláírásokat pedig közvetlenül a kép alá.
  7. Távolság: A távolságok kialakítása is segít a vizuális kapcsolat megteremtésében: az összetartozó elemeket helyezzük közel egymáshoz! Mint két egymás mellett haladó ember: ha közvetlenül összesimulnak, akkor tudjuk, hogy párt alkotnak, míg ha távolságot tartanak, akkor akár idegenek is lehetnek.
Vágjunk! Ha késznek gondoljuk a prezentációt, akkor jöhet a vágás. Az előadás minőségét sokszor ugyanis nem a mit, hanem a mit nem határozza meg. Csak azért ne mondjunk el valamit, mert jót tesz a szakmai hírnevünknek, vagy mert az újságírók tudják majd idézgetni a szavainkat. Csak azt tartsuk meg, ami segíti a kulcsüzenet átadását, és előre viszi a prezentációt. Minden mást vágjunk ki. Ahogy a filmekben is: sokszor a kimaradt jelenetek között vannak a legviccesebb percek, de mivel a cselekményt nem vitték előre, az alkotók mégis kíméletlenül kivágták azokat.
Gyakorlás: A lépések betartásával még nem válunk jó prezentálóvá. Nagyon fontos, hogy minél többet gyakoroljunk! Ha jó előadóra kell példát hozni, sokan Steve Jobsot nevezik meg elsőként. Lehengerlő, magával ragadó, született előadó. Carmine Gallo, a BusinessWeek.com állandó cikkírója The Presentation Secrets of Steve Jobs című tanulmányában azonban elárulja, hogy az Apple alapítója is a sok-sok gyakorlásnak köszönheti, hogy előadásai igazi élményt nyújtanak a közönségének.
Jöhet az előadás! Az előadásmódot is csiszolhatjuk néhány alapszabály megtartásával:
1. A beszédünk legyen természetes, mintha csak beszélgetnénk valakivel!
2. Nem kell mindenáron kitölteni az időt! Érdemes a végén időt hagyni a kérdésekre, de ettől függetlenül is tartózkodjunk a felesleges kitérőktől, oda nem illő sztoriktól. Ezek az időhúzó betétek csak arra jók, hogy elveszítsük a hallgatóság figyelmét.
3. Távirányító és szemkontaktus: Ne a monitort bámuljuk az előadás közben, hanem tartsunk szemkontaktust a közönséggel! Ebben az is segít, ha távirányítót használunk, így nem kell mindig a számítógéphez menni, ha lapozni akarunk a diák között.
4. Ne építsünk falakat a hallgatóság és magunk közé, ezért inkább ne használjunk pulpitust!

Tippek

Ha a gondolkodás fázisában több ötletünk is van, vessük papírra mindegyiket! Sőt, ha már van egy ötletünk, akkor is gondolkodjunk tovább! Hiába tűnik jónak az első gondolat, sokszor a második, harmadik még jobban működik, ezért érdemes mindenre több verziót kidolgozni, és később kiválasztani azokat, amik a legjobban segítik az üzenet átadását!
A prezentáció készítésekor vegyük figyelembe, hogy kikből fog állni a hallgatóság, milyen előképzettségük van az adott témában, milyen a viszonyulásuk az előadáshoz, mit várnak tőlünk. Tudjuk meg azt is, hogy mennyi időnk lesz és milyen technikai feltételek adottak a prezentációhoz!
A képkereséshez használhatunk ingyenes képadatbázisokat, ilyen például az sxc.hu, a FreeDigitalPhotos.net vagy a morgueFile.com. Ezen kívül saját készítésű (jó minőségű!) fotóinkat is betehetjük, ez még személyesebbé teszi az előadást.
A humor segít színesíteni az előadást, ezért ne féljünk egy-két poént, vicces történetet beleszőni az előadásunkba! Viszont ha a humor nem a mi terepünk, akkor inkább ne erőltessük!
Szőjünk bele a mondandónkba személyes történeteket, saját példákat és eseteket! Ez megerősíti a hitelességünket, emellett sokkal közvetlenebb légkört teremt.

Figyelmeztetések

Ne akarjunk mindent beleírni a prezentációba! Nem cél, hogy a diákban minden információ benne legyen. Ha szeretnénk mégis valamilyen írásos formában átadni az anyagokat, akkor készítsünk külön egy írásos dokumentumot, ami szövegesen tartalmazza az elmondottakat.
Ne bonyolítsuk túl a dolgokat! Ne használjunk szakzsargont és bonyolult szakmai magyarázatokat! A cél, hogy megértsék a mondanivalónkat, nem pedig az, hogy a tudásunkat csillogtassuk!
Csak jó minőségű képeket használjunk! Egy pixeles, rossz felbontású fotó nagyon sokat ront az előadáson, ráadásul az előadó hitelességét is rombolja.
Kerüljük az effekteket! Ezek csak elvonják a figyelmet az előadásról!
Ne bonyolítsuk túl az ábrákat! Ne legyenek felesleges rácsvonalak, magyarázatok, kerüljük a 3D-s hatást! Ezek mind a grafikon értelmezhetőségét veszélyeztetik.
Csak olyan példákat használjunk, amiket pontosan ismerünk! Ha olyan sztorit mesélünk, amit csak félig-meddig ismerünk, egy-egy kérdéssel könnyen zavarba hozhatnak minket, ami aláássa a szakmai hitelességünket! Ezért minden példának alaposan járjunk utána!