Rendezvényt szervezni és lebonyolítani

Hogyan kell rendezvényt szervezni és lebonyolítani?

A rendezvényszervezés mára már külön szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét és jó hírnevét (goodwill) nagyban növelheti. Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezés közben, valamint rengeteg elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy rendezvénytervünk. Lássuk, milyen lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.

Lépések

1. A szervezés négy, egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok.
2. Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha meghatározott célja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.

A tervezési feladatok

1. A rendezvény címének, mottójának és céljainak meghatározása a legelső feladatunk.
2. A helyes időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.
3. Programtervezés: ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot.
4. Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.
5. Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.
6. A VIP vendégek névsorát állítsuk össze, és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.
7. A lehetséges szponzorok névsorát írjuk meg, és vegyük fel a kapcsolatot velük.
8. Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani, és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet, és járjuk be a helyszínt.
9. Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket – amennyiben többnapos vagy vidéki az esemény.
10. Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.
11. A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.
12. Amennyiben nagy rendezvényről van szó, szervezői feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése.
13. Költségterv készítése: itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.
14. Előzetes forgatókönyv összeállítása.

Előkészítés

1. A helyszín biztosítása: figyeljünk oda, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva (gondoljunk a parkolóhelyekre és a mellékhelyiségekre is).
2. A részfeladatok meghatározása: a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.
3. A műszaki berendezések biztosítása: szerezzünk be minden kiegészítőt (pl. színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek - ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani).
4. Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel: előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.
5. Biztonsági feladatok: biztosítsuk a beléptető rendszert, és jelöljük ki a menekülési útvonalat. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be.
6. Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság).
7. Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.
8. A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése: készítsük el a programtervezetet, és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése. Különféle marketing- és reklámeszközöket is alkalmazzunk a maximális célközönség elérésének érdekében.
9. A helyszíni feladatok ellenőrzése: járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.
10. A végleges forgatókönyv négy része: építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.

Lebonyolítás

1. Építési szakasz: akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt és a rendezőket olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen.
2. A rendezvény kezdete: amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folyamatosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvényt lebonyolítók munkáját, magatartását is.
3. Bontás: amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők stb. rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása.

Az utómunkák

1. Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit, visszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, építő javaslataikat.
2. A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat. Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat stb.

Tippek

• Körültekintően válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, mert az egész rendezvény sikere múlhat rajtuk.
• Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk, és vésztervet készítenünk.
• Amennyiben nem szerveztünk még rendezvényt, feltétlen kérjünk tanácsot tapasztalt szervezőktől, sőt vonjunk is be pár ilyen személyt a munkába.
• Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakbaakasztót.

Amire szükséged lehet

• Szervezői csapat
• Külsős alvállalkozók
• Helyszín
• Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok stb.
• Mentősök, orvosi és technikai ügyelet
• Forgatókönyv és rendezvényterv

Figyelmeztetések

• Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt, és szerezzük be az engedélyeket (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).
• A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen kell lennie, ezt feltétlen intézzük el.
• Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, hogy eredményesebben tudjuk megelőzni a baleseteket.

Kapcsolódó videók

Kapcsolódó források, hivatkozások

• A cikk a Rendezvény Magazin 2009. októberi száma alapján készült el.

Az oldal szerzői

BoglarkaS, Mező