Rendezvényt szervezni és lebonyolítani

Hogyan kell rendezvényt szervezni és lebonyolítani?

A rendezvényszervezés mára már külön területté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét, s a jó hírnevét (Goodwill) nagyban és erősen növelheti. Viszont számos tényezőre kell figyelnünk a szervezési részeknél, valamint rengeteg intézni valónk is akadhat, mire életképessé válik egy tervből kipattant rendezvényötletünk. Lássuk milyen fázisokon és lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.

Lépések

1. A szervezés négy egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok.
2. Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha meghatározott célja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.

A tervezési feladatok

1. A rendezvény címének és mottójának, illetve céljainak meghatározása a legelső feladatunk.
2. A helyes időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.
3. Programtervezés: ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot.
4. Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.
5. Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.
6. A V.I.P. vendégek névsorát állítsuk össze és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.
7. A lehetséges szponzorok névsorát írjuk meg és vegyük fel a kapcsolatot velük.
8. Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet és járjuk be a helyszínt.
9. Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket – amennyiben többnapos vagy vidéki az esemény.
10. Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.
11. A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.
12. Amennyiben nagy rendezvényről van szó, szervezői (Staff vagy Crew) feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése.
13. Költségterv készítése: itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.
14. Előzetes forgatókönyv összeállítása.

Előkészítés

1. A helyszín biztosítása: figyeljünk oda rá, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva, s a hozzá szükséges szolgáltatásoknak legyen fix hely biztosítva (út, víz, sűrített levegő, megfelelő mennyiségű parkoló, elegendő WC, stb.).
2. A részfeladatok meghatározása: a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.
3. A műszaki berendezések biztosítása: szerezzünk be miden kiegészítőt, köztük a színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek, stb. – általában ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani. Kössük meg a szerződéseket az egyes szolgáltatókkal.
4. Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel: előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.
5. Biztonsági feladatok: biztosítsuk a beléptető rendszert és jelöljük ki a menekülési útvonalat, valamint a biztonságági szolgálat leegyeztetése. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő, stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be. Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság). Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.
6. A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése: készítsük el a programtervezetet és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése és ezek időben való elhelyezése. A marketing és reklám eszközöket is alkalmazzuk a maximális célközönség elérésének érdekében.
7. A helyszíni feladatok ellenőrzése: járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.
8. A végleges forgatókönyv négy része: építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.

Lebonyolítás

1. Építési szakasz: akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt, s mind a résztvevő rendezőket, olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen.
2. A rendezvény kezdete: amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folytonosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvény lebonyolítók munkáját, magatartását is.
3. Bontás: amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó résztvevő vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők, stb., rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása, csak ez után adjuk vissza a helyszínt a tulajdonosnak.

Az utómunkák

1. Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit, vízhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, jobbító javaslataikat.
2. A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat, s a saját véleményüket is fogalmazzák meg és fordítsuk ezt is át a jövőre vonatkozó javaslatokká. Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat, stb.

Tippek

• Alaposan válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, az egész rendezvény sikere rajtuk múlhat.
• Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk és vésztervet készítenünk.
• Amennyiben nem szerveztünk még rendezvényt, feltétlen kérjünk tanácsot tapasztalt szervezőktől, sőt vonjunk is be pár ilyen személyt a munkába.
• Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakpasst.

Amire szükséged lehet

• Szervezői csapat
• Külsős alvállalkozók
• Helyszín
• Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok, stb.
• Mentősök, orvosi és technikai ügyelet
• Forgatókönyv és rendezvényterv

Figyelmeztetések

• Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt és legyen rá engedélyünk (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).
• A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen lennie, ezt feltétlen intézzük el.
• Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, előzzük meg a baleseteket.

Kapcsolódó videók

Kapcsolódó források, hivatkozások

• [A cikk a Rendezvény Magazin 2009 októberi száma alapján készült el.]

Az oldal szerzői

BoglarkaS, Mező