Gmailben rendszerezni a leveleket
Innen: Hogyankell.hu
Hogyan kell Gmailben rendszerezni a leveleket?
Ha napi szinten használod a Gmail rendszerét levelezésre és sok üzenetet fogadsz, egy idő után úgy érezheted, hogy nehéz átlátni az e-maileket. A Gmailben az üzenetek rendszerezésére a címkék szolgálnak, amelyekkel gyakorlatilag mappába rendezheted a leveleidet. A szűrőkkel gyorsan a megfelelő mappába irányíthatod az e-maileket, amelyeket akár színkódokkal is jelölhetsz. Mutatjuk, hogyan állítsd be ezeket!
Lépések
Címkék létrehozása
- Gondold át, hogy milyen címkékre (mappákra) van leginkább szükséged. Ha például munkával kapcsolatos leveleket is kapsz a Gmail fiókodba, akkor létrehozhatsz egy-egy címkét azoknak az ügyfeleknek, akikkel rendszeresen levelezel. Ha van egy webáruházad, akkor a rendeléseknek és vásárlói üzeneteknek érdemes külön címkét létrehozni. Ha egy nagyobb eseményt (például esküvőt) szervezel, az ezzel kapcsolatos leveleknek is létrehozhatsz egy címkét – a sort a végtelenségig lehetne folytatni. A lényeg, hogy egy számodra átlátható rendszert alakíts ki.
- A Bejövő levelek mappában nyiss meg egy olyan üzenetet, amelyhez címkét akarsz társítani – például egy rendelést.
- Kattints a levél feletti menüsorban a Címke ikonra.
- A lenyíló menüben kattints az Új létrehozása pontra.
- Írd be az új címke nevét. „A címke beágyazása a következő címke alá” opcióval egyelőre nem kell foglalkoznod, csak később, ha már sok címkéd van és csoportosítani akarod őket. Kattints a Létrehozás gombra.
- A létrehozott címkének megfelelő hivatkozás azonnal megjelenik a bal oldali menüben.
- Vidd az egeret a bal oldali menüben a címke neve fölé. Ekkor mellette megjelenik egy kis lefelé mutató nyíl. Kattints rá a további beállítási lehetőségekért.
- A megjelenő menü tetején egyedi színt rendelhetsz a címkéhez. Sok ember gyorsabban átlátja így a különböző kategóriákat, mintha elolvasná mindegyik nevét.
- Ugyanebben a listában átállíthatod, hogy mikor jelenjen meg a mappa. Ha a Megjelenítés opciót választod, akkor mindig látható lesz a címke a bal oldali menüben. Ehelyett választhatod a teljes elrejtést, vagy azt, hogy a címke csak olvasatlan üzenet esetén legyen látható.
Tömeges címkézés szűrővel
- Ha még sok üzenetet kellene az adott címke alá rendelned, akkor nem érdemes egyenként haladnod, fel is gyorsíthatod a folyamatot. Nyiss meg egy olyan levelet, amit már az adott címke alá rendeltél.
- A levél feletti mezőben kattints a Továbbiak gombra, majd választd az „Ehhez hasonló üzenetek szűrése” opciót.
- A megjelenő ablakban látod a szűrési feltételeket. Ha szükséges, változtasd meg őket. Sok esetben elég, ha egy adott feladó e-mail címét rendeled a címkéhez (pl. az ügyfelek esetén), de megadhatod a levél tárgyát vagy egy olyan szót is, aminek szerepelnie kell a levélben.
- Az ablak alján lévő, kék hátterű Keresés gombra kattintva ellenőrizheted, hogy jól állítottad-e be a szűrőt.
- Ha a lista jónak tűnik, a felső sorban a Továbbiak menüre kattintva válaszd a Szűrő létrehozása lehetőséget. Ekkor előugrik az előbbi ablak.
- Ezúttal a keresés helyett válaszd az ablak alján a Szűrő készítése a keresés alapján lehetőséget.
- Az opciók között pipáld ki „A következő címke alkalmazása” opciót, és válaszd ki, hogy melyik címkét társítsa a rendszer automatikusan a levélhez.
- Ha nem akarod, hogy az üzenet megjelenjen a friss bejövő üzenetek között, akkor kipipálhatod a Beérkező mappa kihagyása opciót. Ilyenkor az új üzenet csak a megfelelő címke alatt fog megjelenni, de a rendszer vastag betűvel és számmal is jelzi, hogy új üzenet érkezett a mappába.
- Ha a korábbi levelekre is szeretnéd érvényesíteni a szűrőt (és a címkét), akkor az ablak alján pipáld ki a Szűrő alkalmazása az egyező üzenetekre opciót.
- Ha módosítani szeretnéd a beállításokat, akkor a Gmail felső menüjének jobb oldalán kattints a fogaskerékhez hasonló ikonra, majd válaszd a Beállításokat, és annak tetején a Szűrők és letiltott címek fület. Itt az adott szűrő neve mellett, a sor végén a Szerkesztés gombra kattintva módosíthatod a beállításokat, de akár törölheted is a szűrőt és újat hozhatsz létre helyette.
- Állíts be további szűrőket és címkéket, hogy a levelezésed nagy részét rendezetté tedd.
Tippek
- A Gmailben a Google logó melletti kereső segítségével könnyen megtalálhatsz egy-egy régebbi e-mailt a levelek között. Ha nem találsz valamit a Bejövő üzeneteknél vagy a címkék alatt az első oldalon, ezt is használhatod.
- A címkék mellett csillagokat is használhatsz a levelek megjelölésére – például így jelölheted, ha még tennivalód van vele.
- A Gmail-ben vannak előre beállított kategóriák a levelek számára (Közösségi, Promóciók, Frissítések, Fórumok). Ezeken a kategóriákon nem tudsz változtatni, de eldöntheted, hogy akarod-e használni őket, illetve akarod-e, hogy megjelenjenek. Ezt a Beállításoknál a Bejövő levelek fülön tudod szabályozni.
- Ha az egyik levél szerinted nem jó helyre került (például a Promóciók kategória alá érkezett egy fontos levél, vagy megkapta a Rendelés címkét egy olyan e-mail is, amiben csak érdeklődött a vásárló), akkor a levél felett a címke ikonjára vagy a Kategória mappaszerű jelére kattintva egyszerűen módosíthatod a besorolást.
- Ha úgy találod, hogy a szűrők és címkék használata kényelmetlen számodra, bármikor törölheted őket a Beállítások alatt.
Amire szükséged lehet
- Gmail postafiók
- Átláthatatlan mennyiségű levél
Figyelmeztetések
- Az e-mailek átirányítása a megfelelő címke alá és elrejtése a Beérkező üzenetek közül erősítheti szt a benyomást, hogy nem kell foglalkozni az adott dologgal – pedig ez általában nincs így. Mindig szentelj egy bizonyos időt arra, hogy végignézd, milyen új üzenetek vannak az egyes mappákban!
