Hatékonyan kommunikálni

Hogyan kell hatékonyan kommunikálni?

Biztos voltunk már olyan szituációban, hogy tárgyalásra, vizsgára, előadásra vagy egy fontos üzleti eseményre készülve a beszédünk megírásakor kérdőjelek keletkeztek a fejünkben. A nagy kérdés nem más, mint: hatékony lesz-e a kommunikációnk? Elérjük-e vele a kitűzött célunk és hatással tudunk-e lenni a közönségre. A felgyorsult világunkban már nincs idő a hosszas tárgyalásokra, üzleti megbeszélésekre, minden találkozón a lehető legrövidebb és legcélravezetőbb tárgyalási technikát kell alkalmaznunk. Kulcsfontossága van tehát, hogy az információ megfelelő és hatékony formában jusson el a másik félhez, és az minél érthetőbb, befogadhatóbb és elsajátíthatóbb legyen. A kommunikáció legfőbb célja, hogy információt és gondolatokat cseréljünk a másik féllel. Ráadásul nem csak az embereknek van szükségül kommunikációra, hanem az intézménynek, a vállalatoknak, a cégeknek, a szerveknek, stb. Ahhoz, hogy egy vállalat létezni tudjuk és sikeresen működjön, elhagyhatatlan a helyes kommunikáció alkalmazása, ami összetartja a vállalat dolgozóit és csoportjait, illetve összeköti a céget más kulcsfontosságú szervezetekkel, a partnerekkel és a külső környezettel. Ezt a kommunikációt nevezik belső és külső kommunikációnak, vagyis PR-nek, mely igazán kezd elterjedni a cégek alapstruktúrájában, köszönhető a hatékonyságának. A következőekben egy kis segítséget nyújtunk ahhoz, hogy hogyan próbálj hatékonyabban és profin kommunikálni.

Lépések

Legyünk kellően informáltak és felkészültek: fontos, hogy minél több információt szerezzünk az adott témában, így a kellő információ tudatában gyors és pontos döntéseket tudunk hozni azonnal. Sose adjunk hiányos felkészültségünk miatt támadási felületet, avagy válaszolatlan kérdést a levegőben, mert ezzel a saját imázsunkat ronthatjuk. Próbáljunk meg a témában körüljárni mindent, és készüljünk a másik tárgyalóféllel, a cégével és az azt érintő tevékenységekkel kapcsolatosan. Ne menjünk bele a számunkra bizonytalan kérdéskörbe, amiből rosszul jöhetnénk ki.
A megfelelő nyelvezet megválasztása: egy előadásnál lényeges szempont, hogy közérthető és egyszerűen elsajátítható nyelvezetű legyen. Bármilyen szakmai prezentációt készítünk, feltétlen figyeljünk oda rá, hogy hétköznapi nyelvezettel, szakszavak nélkül adjuk közzé. Amennyiben tárgyalásra készülünk, csak abban az esetben használjunk szakkifejezéseket, amennyiben biztosan meg vagyunk győződve róla, hogy a másik fél is érteni fogja és csak szükséges esetben alkalmazzuk, ne vigyük túlzásba.
Legyünk lényegre törőek: néha a kevesebb több, szokás mondani. Alkalmazzuk ezt bármilyen kommunikációs szituációban. Csakis a lényegre koncentráljunk, ne beszéljünk félre. Érthetően és tömören foglaljuk össze a mondanivalónkat, így magunk számára is időt és energiát spórolhatunk meg, s az előadásunk, avagy tárgyalásunk se lesz unalmas.
Figyeljünk a visszacsatolásra: a tárgyalás során meghatározó fontossága lehet számunkra a tárgyalóféltől visszaérkező válaszoknak, kérdéseknek, mozdulatainak metakommunikációja. Minden esetben koncentráljunk oda ezekre, mivel sok mindent elárulhat a partner döntési és szimpátia állapotáról. Próbáljunk szemkontaktust tartani mindvégig egy beszélgetés során. Ha úgy érezzük, negatív irányba megy el a kommunikációnk eredménye, váltsunk a visszacsatolás alapján kommunikációs stratégiát, ahhoz mérten, hogy a partner milyen típusú stílust, beszélgetést és kommunikációt kíván.
Válasszuk meg a megfelelő légkört: próbáljunk mindig nyugodt, csöndes és elegáns helyszínt választani egy tárgyaláshoz, ahol senki sem zavarhatja meg a beszélgetést. Amikor hazai pályán vagyunk, sokkal magabiztosabban konzultálunk, mint egy idegen környezetben. Ahogyan mi tudjuk befolyásolni a környezetünket, úgy a körülöttünk lévő légkör is tud minket befolyásolni, így érdemes ezt figyelembe venni a siker érdekében.
Alkalmazzunk különböző kommunikációs csatornákat: ahhoz, hogy tudjuk hatékony volt-e a kommunikációnk, muszáj meggyőződnünk róla, hogy milyen hatékonyságot értünk el az előadás vagy a tárgyalás során. Ezért érdemes alkalmazni vezetői fogadóórát, közvélemény kutatást, kérdőívezni, fórumokat szervezni, hogy minél több és szerteágazóbb célközönséghez eljuthassunk. Valamint a közösségi portálok is nagy segítségünkre lehetnek.
Mindig önmagunkat adjuk: a hatékony kommunikáció folyamán tudnunk kell levetnünk az álarcot, mivel az a védekezést jelenti, ami hatalmas akadály lehet egy tárgyalás során. Tegyük félre a személyes érdekeket, s hogy a számunkra mi lenne előnyös és mindig keressük a köztes, mind két fél számára megfelelő megoldást.
Csak őszintén: legyünk őszinték magunkkal és a tárgyaló partnerrel is minden esetben, így alakíthatunk ki egy igazán belsőséges bizalmat. Ne szépítsünk vagy ferdítsük el a dolgokat a pozitív megítélésért, mert ezzel többet veszíthetünk, mint nyernénk és így a bizalom is elvész.
Tanuljunk meg hallgatni: számtalanszor elkövetjük azt a hibát, hogy nem hagyjuk szóhoz jutni a beszélgető partnert, így túl sok fölösleges információval ellátva őt. Megfontoltan figyeljünk a másik félre, és hallgassuk végig mindig őt, ne vágjunk bele a szavába, legyünk türelmesek. Eddzük a memóriánkat és jegyezzük meg az adott témában előkerülő gondolatainkat, ami alapján reflektálni szeretnénk.
Kerüljük a konfliktust: amennyiben egy tárgyalás során az álláspontok ütköznek, netán a vélemények különböznek, a problémát megsértés nélkül fejtsük ki, semmiképpen ne tegyünk bántó célzást, legyünk kellően óvatosak,tapintatosak és célzatosan megfontoltak. Mielőtt kimondunk valamit, azt alaposan gondoljuk át, mivel minden szónak súlya és következménye lehet.
A kommunikációs gátak kiaknázása: jó néhány tényező állhat egy sikertelen kommunikáció mögött, amik miatt elveszhet a siker. Az alábbiakban felsorolom mely tulajdonságokra előnyös odafigyelni.
- Legyünk óvatosak a figyelmeztetéssekkel, illetve soha ne legyünk fenyegetőek.
- Lehetőleg ne adjunk tanácsokat, és a javaslatokkal is finoman bánjunk.
- Semmiképp ne adjunk parancsot, illetve ne irányítsuk, utasítsuk a partnert.
- Semmikor se tegyünk bármilyen bírálatot, kritikát, kioktatást másokkal szemben.
- Vigyázzunk a dicséretekkel és a pozitív értékeléssekkel is, próbáljunk közömbösek maradni.
- Véletlen se szidjuk az üzletfelet, és a kifigurázás sem vezethet sikerhez. Ne ítéljünk elsőre, legyünk érzelmileg függetlenek
- Előfordul, hogy a téves, félreértett értelmezés, elemzés, megállapítás miatt csúszik el a tárgyalás menete. Ilyen esetben inkább kérdezzünk rá a bizonytalan információra. Viszont ezzel is mértékkel bánjunk, az állandó kérdezgetés, vallatás szintén előnytelen kommunikációhoz vezethet.
- Ne hagyjuk, hogy az ügyfél fölénk kerekedjen és határozatlanná, döntésképtelenné tegyen minket, így egyfajta visszavonulási szituációra kényszerítsen minket. Legyünk minden esetben határozottak, magabiztosak és céltudatosak, ne engedjük, hogy kibillentsenek minket.
- A gúnyolódás és a humorizálás megengedhetetlen, komolytalanságra és neveletlenségre utalnak, semmilyen esetben se alkalmazzuk őket.

Tippek

A hatékony kommunikáció által az ember hatékonyabban tud dolgozni, és gyorsabban éri el céljait.
Próbáljuk a partner figyelmét megtartani mindvégig.
A tárgyalás végén adjunk névjegykártyát.
Beszéljünk érthetően, tisztán, határozattan és megfontoltan.
Akár előadásunk, akár tárgyalásunk lesz, a beszédünket gyakoroljuk egy tükör előtt, adjuk elő egy barátnak, csináljunk éles szituációkat, hogy erősítsük a magabiztosságunkat.
Amennyiben szöveget írunk, prezentációt készítünk, feltétlen olvassuk át mielőtt kiadjuk a kezünkből.
Egy stoperral mérjük le otthon, mennyi idő kb. a beszédünk. Egy megfelelő előadás 10-15 perces, próbáljuk belőni ezt az időintervallumot.
Amikor előadunk, tegyünk ki egy stoppert magunk elé, hogy tudjuk mennyi ideje beszélünk. Egy diára kb 2-3 percet szánjunk, és 10 diánál nem érdemes többet készíteni.

Amire szükséged lehet

Mester coach és kommunikációs szakember
Önfejlesztő videók, előadások és könyvek
Egy napló

Figyelmeztetések

Fontos, hogy ne csak akkor használjuk a hatékonyan a kommunikációt, amikor valamilyen konfliktus keletkezik, hanem akár annak a megelőzésére és az eredményesség elérésére is.
Ne legyünk makacsok, tolakodóak, erőszakosak.
Tudjuk az üzleti etikett alapjait és határait.
Ne ítélj senkit se el, akármilyen hibát vagy szokatlanságot vélsz felismerni a partneren.
Véletlenül se nevesd el magad, bármi is történik.
A tárgyalás végén ne kérdezősködj, ne érdeklődj a sikerességéről, biztosan jelezni fog később a másik fél.