Sajtószobát felépíteni

Hogyan kell sajtószobát felépíteni?

A sajtószoba a céges weboldalak fontos része, azt a célt szolgálja, hogy mind a sajtó képviselői, mind a partnerek és ügyfelek könnyen és egyszerűen megtalálják az aktuális sajtóhíreket és a vállalat részéről dedikált kapcsolattartó elérhetőségeit.

Lépések

1. Helyezzük el a sajtószobát a menüben! A sajtószoba kaphat önálló menüpontot is, ha kiemelt fontossággal bír egy nagyvállalat életében, ha erre nincs szükség, akkor érdemes a Rólunk vagy Magunkról menüpontban elhelyezni, ahová a bemutatkozás és hírek is bekerülnek.
2. Milyen részei legyenek a sajtószobának? Érdemes a sajtószobát almenükre bontani, melyek a következők legyenek: sajtóközlemények, sajtómegjelenések, kapcsolattartó, esetleg sajtóesemények (pl. sajtótájékoztató, sajtóreggeli stb.), ha vannak ilyenek a cég életében.
3. Sajtóközlemények és médiamegjelenések szétválasztása! A cég nevében kiadott sajtóközlemények mindig külön menüpontban jelenjenek meg, elválasztva a médiamegjelenésektől, melyek a közlemények alapján a médiumokban generált cikkeket kell, hogy tartalmazzák!
4. Ki legyen a kapcsolattartó személy? Amennyiben a cég saját maga felel a sajtókommunikációjáért, akkor érdemes több kontaktot is megadni: a sajtókommunikációért felelős, vezető személy, és egy olyan kapcsolattartót, aki biztosan mindig elérhető, és érdemben tud reagálni a sajtómegkeresésekre. Amennyiben a vállalat PR ügynökséggel dolgozik, akkor érdemes az ügynökségnél dedikált személyt megadni kapcsolattartónak, így a megkeresések hozzá fognak befutni, ami nagymértékben tehermentesíti a céget. A lényeg, hogy mindig olyan személy legyen megadva a sajtószobában, aki valóban állandóan rendelkezésére áll a sajtó munkatársainak.
5. Milyen elérhetőséget adjunk meg a sajtószobában? E-mail címet és mobiltelefonszámot mindenképp, és ha ezen kívül van még plusz elérhetőség, akkor azzal kiegészítve (pl. vezetékes telefon, fax, cím stb.). Növelheti a sajtószoba értékét, ha például a kapcsolattartó személynél annak LinkedIn profilját is megadjuk, hogy minél több információt lehessen róla megtudni, minél gyorsabban.
6. Mit töltsünk fel a sajtóközleményekhez? A sajtóközlemények szövegén túl a hozzájuk kapcsolódó mellékleteket, fotókat, ha van infografikát és videós anyagot is helyezzük el a sajtószobában, hogy az újságíróknak minél több információ és segédanyag álljon rendelkezésükre!
7. Mi kerüljön fel a megjelenések közé? A sajtómegjelenésekhez nem szükséges az összes céget érintő megjelenést feltölteni. Elég, ha egy-egy témához a 2-3 legfontosabb, leginkább presztízs értékű megjelenést tesszük fel az oldalunkra. Az online elérhető anyagok esetében közvetlen linket is adjunk meg a sajtószobában, hogy az érdeklődők könnyen elérhessék a forrást! Print és egyéb megjelenések esetében pedig PDF formátumban vagy képként érdemes feltölteni az adott médiamegjelenést.

Tippek

• Fontos, hogy rendszeresen frissüljön a sajtószoba tartalma, és a kiadott közlemények azonnal felkerüljenek.
• Sajtótájékoztató esetén érdemes a sajtócsomag tartalmát a sajtószobában online elérhetővé tenni, hogy az újságírók később is hozzáférhessenek.
• Archiváld a korábbi megjelenéseket! Ha már több éve rendszeresen ad ki sajtóközleményeket a cég, ebből adódóan számos médiamegjelenése gyűlt össze, akkor érdemes a korábbi sajtóközleményeket és megjelenéseket egyaránt archiválni évek szerinti bontásban, és listázáskor csak a legfrissebbeket megjeleníteni.

Amire szükséged lehet

• Weboldal
• Dedikált kapcsolattartó
• Sajtómegjelenések
• Sajtóanyagok

Figyelmeztetések

• Kríziskommunikáció esetén kiemelten fontos, hogy a sajtószoba percről percre frissülő tartalommal legyen feltöltve!

Kapcsolódó források, hivatkozások

• 5 banális honlap hiba, amit sokan elkövetnek
• Gyors és korrekt tájékoztatást várnak az újságírók
• Inkább segítik az újságírók munkáját a pr-esek
• Kész a honlapunk! Kész a honlapunk?

Az oldal szerzői

Bianka