Sajtóadatbázist/médiaadatbázist építeni

Hogyan kell sajtóadatbázist/médiaadatbázist építeni?

A Public relations (PR) egyik nagyon fontos területe az újságírókkal, bloggerekkel való kapcsolattartás. Ha van egy érdekes híred, amiből fhttp://www.hogyankell.hu/Sajt%C3%B3k%C3%B6zlem%C3%A9nyt_%C3%ADrni sajtóközleményt írnál], szükséged lesz egy médiaadatbázisra is, vagyis olyan elérhetőségekre, ahova ki tudod küldeni a közleményt.

Lépések

1. Nyiss egy Excel táblázatot! Ebben tudod a legegyszerűbb módon nyilvántartani a kapcsolati adatokat. Döntsd el, milyen adatokra van szükséged, és ezeket egy-egy oszlopba írd be. Néhány alapvető adat:
   • Vezetéknév
   • Keresztnév
   • Médium neve: aminek az újságíró dolgozik. Ha nincs ilyen, akkor írjuk be, hogy szabadúszó.
   • Beosztás: pl. szerkesztő, újságíró, főszerkesztő.
   • Terület: pl. HR, gazdaság, bulvár, építészet stb.
   • E-mail cím
   • Telefonszám
   • A médium címe
   • A médium webcíme: ha van
   • A médium fajtája: online, offline, televízió, rádió, blog
   • Megjelenés helye: országos, helyi (ide írhatjuk a város, környék nevét is), nemzetközi stb.
2. Gondold át, hogy milyen témában küldenéd ki várhatóan sajtóközleményeket. Ha pl. a céged IT tanfolyamok oktatásával foglalkozik, érdemes összeszedned az informatikával, az oktatással és – esetlegesen – a gazdasággal foglalkozó újságírók listáját, ugyanakkor nagy valószínűséggel nem lesz szükség az építészeti vagy bulvár médiumok listájára, tehát ezzel ne nagyon vesződj. Vedd figyelembe, hogy ha például mostani sajtóközlemény kimondottan csak szűkebb oktatási és IT-s médiumokat érint is, lehetséges, hogy a következő már más újságírókat is érdekelhet. Pl. ha kiadsz egy hírt arról, hogy milyen volt a vállalat működése 2012-ben, az már a gazdasági médiumokat is érdekelheti, míg mondjuk az, hogy egy híres szakembert „igazolt le” a cég, a karrierrel foglalkozó újságírók számára lehet fontos. Jobb erre is felkészülni, hogy ne kelljen a kiküldést elhalasztani (ezzel kockáztatva a hír aktualitását) amiatt, hogy nem áll rendelkezésedre a megfelelő sajtólista.
3. Ha már tudod, hogy milyen területtel foglalkozó médiumokat/újságírókat szeretnél elérni, kezdd el összegyűjteni a kontaktokat. Első körben keress rá azokra a médiumokra, amiket te is ismersz, hogy az esetedben fontos témával foglalkoznak. Keresd meg a médium weboldalát vagy szükség esetén vedd meg pl. a magazint, és keresd meg az Impresszumot vagy a Kapcsolat oldalt. Itt többnyire megtalálod a számodra fontos adatokat.
4. Érdemes rákeresned még több médiumra is. Ha pl. a Google keresőjébe beírod a témát, és mellé, hogy magazin, műsor, újság, blog stb., akkor könnyen rábukkanhatsz még több, témába vágó médiumba.
5. Megkérdezheted az ügyfeleidet is, hogy ők jellemzően milyen médiumokat olvasnak a témában.
6. Ha megvannak a médiumok, lehetőség szerint keresd meg annak az újságírónak az elérhetőségeit, akit a leginkább érdekelhet a téma. Ha pl. a Metropol oktatási rovata fontos számodra, akkor ne egy általános újságíró adatait vedd fel, hanem azét, aki az oktatási rovatot szerkeszti.
7. Ne feledkezz meg az adatvédelmi és reklámtörvényről!
   • Kérj hozzájárulást!
   1. • Az info@médiumnév.hu típusú e-mail címek esetében a cégekre vonatkozó szabályozást kell figyelembe venni, így ezek az e-mail címek hozzájárulás nélkül is használhatóak. Ha azonban kérik, hogy ezt az e-mail címet vegyük ki az adatbázisból, bár a törvény erre nem kötelez, illik megtennünk.
      • A keresztnév.vezetéknév@médiumnév.hu és ehhez hasonló típusú e-mail címeknél a magánszemélyekre vonatkozó reklámszabályozást kell figyelembe venni. A sajtóközlemény persze nem minősül reklámlevélnek, de mivel erre vonatkozóan konkrét szabályozás nincs, ezért érdemes inkább engedélyt kérni ilyen típusú e-mail címek esetén, így biztosan nem lesz probléma. Ezt akár e-mailben, akár telefonon is megtehetjük. Különösen fontos ez a bloggerek esetében, hiszen ők többnyire a blogírást hobbiként űző magánszemélyek.
   • Az adatkezelést be kell jelenteni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál. Ennek törvényi hátteréről itt olvashatsz!
8. Ha megvannak a szükséges hozzájárulások, az adatkezelést is bejelentetted, és az Excelbe felvetted a kontaktokat, ki is küldheted a sajtóközleményt. Fontos, hogy leszűrd azokra a listát, akiket az aktuális közlemény érdekelhet.
   • Ha néhány e-mail címre küldöd csak ki, akkor megfelelő az is, ha a saját e-mail fiókodból teszed.
   • Ha rendszeresen és sok e-mail címre küldöd ki a közleményt, akkor érdemes egy e-mailmarketing szoftvert (pl. GroupMail, MailChimp) használnod, mert letilthatják a saját e-mail fiókod, ha sok e-mailcímre küldözgetsz leveleket. Ezekbe a szoftverekbe be is töltheted az Excelt, így nagyban automatizálhatod a folyamatot.

Tippek

• Az adatbázist rendszeresen frissítsd!

Amire szükséged lehet

• Excel-tábla
• e-mailmarketing szoftver
• adatkezelés bejelentése
• e-mail fiók
• hozzájárulás

Figyelmeztetések

• Ha valaki nem engedélyezi, hogy használd a privát e-mail címét, ne tedd, különben könnyen bajba kerülsz.

Kapcsolódó források, hivatkozások

• Jogszerű adatkezelés - első látásra

Az oldal szerzői

Andi02, Kiscsillag