Dokumentumkezelő rendszert választani

Hogyan kell dokumentumkezelő rendszert választani?

Napjainkban közel 10-szer több információt kell megosztanunk egymással, mint egy évtizede. Ennek jó része a vállalati, illetve hivatali információkezeléshez kapcsolódik, melynek 95%-a még ma is papír alapon zajlik. Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatával akár napi 1 órát is megspórolhatnak az irodai dolgozók. De milyen szempontokat kell figyelembe venni egy dokumentumkezelő rendszer kiválasztásánál?

Lépések

1. Mennyire intézményre szabható a szoftver? Az egyik első szempont, hogy a rendszer széles körű, működési szektortól és iparágtól független funkcionalitással rendelkezzen, hatékonyan támogassa a teljes workflow-t, a mindennapi adminisztratív munkát (pl. számla- és szerződés-nyilvántartás) a lehető legjobban racionalizálja. Emellett viszont célszerű olyan partnert választani, aki nem csak bevezetéssel, hanem fejlesztéssel is foglalkozik, mivel akkor nagyobb az esély arra, hogy a saját intézményünkre szabott egyedi megoldásokat is képes lesz biztosítani számunkra. A „dobozos” megoldások sokszor csak még tovább bonyolítják a dokumentumkezelést.
2. Integrálható-e más rendszerekkel? Amikor iratkezelésünket szeretnénk átláthatóbbá tenni, fontos, hogy a választott szoftver zökkenőmentesen tudjon együttműködni akár a már használt ERP (vállalatirányítási) vagy más minőségirányítási rendszerrel, postázó szoftverrel vagy éppen szakágazati alkalmazással, melyek korábban már bevezetésre kerültek. Erre az egyik legjobb technológiai megoldás, ha szabványos csatoló felületek találkoznak egymással (pl. webservice alapú), mert ebben az esetben a legkönnyebb az együttműködést megoldani. Ha a bevezetés időpontjában nincs is igény, hogy külső rendszerrel integráljanak egy alkalmazást, mégis értékes tulajdonságként könyvelhetjük el, ha választott szoftverünk bír ezzel. Így elkerülhető, hogy a jövőben új bevezetés esetén a már korábban vásárolt rendszert ki kelljen kidobni, és az iratkezelést újra kelljen építeni az alapoktól.
3. Támogatja a csoportmunkát? A csoportmunka támogatása nem egy funkció, hanem a több kommunikációs csatorna összekapcsolásából adódó előny. A cél, hogy a szoftver egységes platformon, egy kommunikációs felületen támogassa az összes napjainkban használatos írásos információmegosztó felületet és a különböző irodai feladatok ellátását. Így a munkatársak akár egy időben is kezelhetik a dokumentumokat anélkül, hogy a verziókövetés problémát okozna. Emellett a chat segítségével azonnali kommunikációval segíthetik a dokumentumkezelést.
4. A bevezetésnek része-e az oktatás? A dobozos szoftverek esetében csak a telepítés megoldott, de a bevezetéshez kapcsolódó oktatás már nem. Pedig ahhoz, hogy a munkatársak gond nélkül és jóérzéssel használják a rendszert szükséges egy rövid bevezető oktatás a fejlesztők részéről, amelyet nem minden szolgáltató biztosító. Ezért érdemes olyan dokumentumkezelő rendszert szállító partnert választani, aki vállalja a munkatársak oktatását is!
5. Milyen szupport lehetőségek vannak? Egy esetleges hiba a dokumentumkezelő rendszerben akár több munkafolyamat elakadását is okozhatja, ezért nagyon fontos, hogy azonnal megoldják a problémát. Érdemes olyan dokumentumkezelő rendszert választani, amelyhez magyar nyelvű, gyors reakció időt vállaló informatikai támogatás jár!
6. Milyen referenciái vannak a cégnek? Itt természetesen fontos, hogy minél több bevezetésen legyen túl a cég, amely garancia a sikerre, de külön érdemes odafigyelni, hogy a saját iparágunkból vagy hivatalai környezetünkből kikerülő referenciái is vannak-e a cégnek. Mivel ezek a speciális iparági vagy közintézményi tapasztalatok jelentős megtakarítást is jelenthet nekünk!
7. Jelöljünk ki a bevezetésért felelős személyt és határidőt! A bevezetésért felelős személy egyik legfontosabb feladata, hogy minden érintett résztvevőt bevonjon a kiválasztási és telepítési folyamatba, mivel az informatikai munkatárs szempontjai ugyanannyira fontosak, mint az iktatásért felelős kollégáé vagy éppen a főnök titkárnőé. A legnagyobb megtakarítás akkor érhető el a dokumentumkezelő rendszer bevezetésével, ha olyan testre szabott rendszert alakítanak ki, amely minden felhasználó igényét kielégíti.

Tippek

• Ha még a fenti szempontok alapján sem vagyunk biztosak a döntésünkben, érdemes olyan céghez fordulni, aki biztosít egy egyszeri konzultációs lehetőséget (pl. dokumentumkezelési auditot), amely során a cég felméri a jelenlegi iratkezelési folyamatainkat, és egy arra legjobban illeszkedő rendszerre ad ajánlatot! Így biztosak lehetünk benne, hogy azt kapjuk, amire tényleg szükségünk van!
• Sokszor a legnagyobb probléma a forráshiány, azonban ma már ez is könnyedén áthidalható. Számos Európai Uniós informatikai pályázat nyújt anyagi segítséget egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésében. Viszont érdemes a pályázat összeállításához is szakértő segítségét kérni. Van, hogy a dokumentumkezelő rendszert szállító cég segít is a pályázat megírásában, és még plusz engedményt is nyújt a szoftver árából.

Amire szükséged lehet

• Szakértő segítség
• Dokumentumkezelési audit

Figyelmeztetések

• Milyen biztonsági szintekkel bír a dokumentumkezelő rendszer? Ez az egyik legfontosabb kérdés, mivel a dokumentumkezelő rendszerek általában olyan bizalmas információkat tartalmaznak, amelyek nem kerülhetnek illetéktelen kezekbe, még a szervezeten belül sem. Tehát jelszóval védett jogosultsági hozzáférési szinteket kell meghatározni a rendszerben az iratok biztonsága érdekében!

Kapcsolódó források, hivatkozások

• Bevezetési szempontok 1. rész
• Bevezetési szempontok 2. rész

Az oldal szerzői

Bianka