Sajtóközleményt írni

Hogyan kell sajtóközleményt írni?

A sajtóközlemény célja, hogy egy cég működésével, termékével, szolgáltatásával kapcsolatos hírt eljuttasson az újságírókhoz. Az alábbi útmutató csak az alapvető tudnivalók összefoglalására vállalkozhat, hiszen a pr szakemberek foglalkoznak hivatásszerűen a sajtóközlemény-írással.

Lépések

1. Mérlegeld a hírértéket! A sajtóközleménnyel csak akkor foglalkoznak az újságírók, ha van hírértéke. Gondold végig, mi érdekes az anyagban – ha több ilyen tényező is van, válaszd ki a legizgalmasabbat!
2. Állíts fel fontossági sorrendet! A sajtóközleményben közölni kívánt információkat állítsd sorrendbe úgy, hogy az olvasók számára legfontosabb kerüljön előre.
3. Írj cikket! Az összegyűjtött információkból a fontossági sorrend figyelembevételével állítsd össze a sajtóközleményt. Fogalmazz egyszerűen és közérthetően, mintha eleve egy újságcikket írnál, mert ezzel megkönnyíted a szerkesztők munkáját.
4. Gyomláld ki a felesleget! Olvasd át a cikket és húzz ki minden szót, ami a megértés és a lényeg szempontjából nem feltétlenül szükséges. Kerüld például a bonyolult termékmegnevezéseket, a túlzó jelzőket, a szakszavakat. A cég nevét elég egy bekezdésben egyszer leírni. (A sajtóközlemény nem marketingszöveg!)
5. Írj bevezetőt és címet! Ha már összeállt a sajtóközlemény, gondold át még egyszer, mi a lényeg, és próbáld ezt néhány tömör mondattal összefoglalni. Ez legyen a sajtóközlemény bevezető része (lead). A címnél szintén fontos, hogy kifejezze, miről szól a közlemény, ugyanakkor kellően figyelemfelkeltőnek is kell lennie.
6. Csatolj kiegészítő anyagokat! Adj meg az újságíróknak olyan forrásokat, amelyeket használhatnak, ha esetleg bővebb információra lenne szükségük (például egy részletes ismertetőre mutató linket). A kapcsolódó fotókra, videókra, egyéb letölthető anyagokra szintén hívd fel az újságírók figyelmét a sajtóközlemény végén. Ezután következhet a „boiler plate” – a cégről szóló rövid ismertető.
7. Adj meg kontakt információkat! A sajtóközlemény végén – akár a bővebb információk előtt – add meg egy olyan személy elérhetőségét, aki a témával kapcsolatban tájékoztatni tudja az újságírókat, ha esetleg kérdéseket tennének fel.

Tippek

• Mivel jól hangzó címet adni meglehetősen kreatív feladat, lehet, hogy a sajtóközlemény írása közben jön a legjobb ötlet. Ezeket mindig jegyezd fel – akár írd be a dokumentum elejére –, és a szerkesztés végén válaszd ki a legjobbat.
• Növelheted a változtatás nélküli megjelentetés esélyét azzal, ha rövid sajtóközleményt írsz. A szerkesztők többsége nem fog 5000 karakternél több helyet biztosítani számodra, ráadásul ilyen hosszú anyagokat már az esetleges érdeklődők egy része sem olvas végig.
• Ne csak a sajtóközlemény címére figyelj – írj egy rövid, de figyelemfelkeltő félmondatot az e-mail tárgyába is, amiben a sajtóközleményt kiküldöd.
• Kiküldés előtt kérd meg egy ismerősödet vagy kollégádat, hogy „friss szemmel” olvassa át a közleményt, nehogy gépelési vagy helyesírási hibák maradjanak benne.

Figyelmeztetések

• A sajtóközleményt a médiumok többsége ingyenesen közli, ha megfelelőnek találja. Ezért ne kezdj el követelőzni, ha nem jelenik meg a sajtóközlemény! Inkább udvariasan érdeklődj ennek okairól, és javíts a hibákon vagy kérd szakember segítségét.
• A sajtóközleményt ne küldd el válogatás nélkül minden újságírónak! Így előbb-utóbb spamlistára kerülsz, és a híreid el sem jutnak a szerkesztőkhöz. Csak azoknak küldd el a közleményt, akiket valóban érdekelhet.

Amire szükséged lehet

• Hírértékkel bíró információk.
• Objektivitás (pl. a marketingszavú szövegek elkerülésére).
• Helyesírás-ellenőrzőt is tartalmazó szövegszerkesztő program.
• Egy segítőkész kolléga vagy barát a teszteléshez.
• Adatbázis a téma iránt érdeklődő újságírók elérhetőségeivel.
• A sajtóközlemény csoportos kiküldését támogató szoftver.

Források, hivatkozások

• Letölthető sajtóközlemény minta tippekkel
• David Henderson: Making News (iUniverse Star, 2006)

Az oldal szerzői

Andi02, Hogyankell, JViki, Kiscsillag