Számlázni

Hogyan kell számlázni?

Ha vállalkozást indítasz és működtetsz, akkor az eladott termékről, szolgáltatásról kötelező módon számlát kell kiállítanod és átadnod a vevőnek. Alapesetben elegendő egy nyugta, de a vevő kérheti, hogy ún. áfás számlát állíts ki a termék vagy szolgáltatás értékesítéséről. Az alábbiakban ezt az esetet vesszük alapul és bemutatjuk a legfontosabb tudnivalókat. Fontos azonban megjegyezni, hogy egy jó könyvelő sokat tud segíteni az első lépések során, ráadásul már egy kisebb vállalkozás sem tud meglenni nélkülük, ezért ha bizonytalan vagy, célszerű az első számlát a könyvelő segítségével kiállítani.

Lépések

1. Mi kell a számlázáshoz?: A számlázás alapvetően nyomtatott számlatömb, vagy számlázó program segítségével történhet. Utóbbival akár elektronikus számlát is kiállíthatsz, amit nem kell kinyomtatni, egyszerűen elektronikus úton (pl.: e-mailben) küldöd át a vevőnek. Az új szabályozás értelmében már elektronikus aláírás sem kell hozzá.
   • Számlázás számlatömbbel: A számlatömb lényegében egy kis könyv, melyben egyedileg sorszámozott lapok láthatók. Egy sorszámhoz három lap tartozik (az első az eredeti a vevőnek, a második a könyvelőnek, egy pedig marad a számlatömbben). Számlatömböt jelenleg csak adóalany vásárolhat, ami azt jelenti, hogy a vásárlás során fel kell mutatni a hivatalos formában kiállított adószámodat.
   • Számlázás számlázó programmal: A számlázó program segítségével a számlák a számlázó tömbhöz képest könnyebben állíthatók ki, hátránya, hogy számítógép szükséges hozzá, tehát nem minden helyzetben alkalmazhatók. A számlázó program a sorszámot automatikusan generálja, egy számlakiállítás során alapbeállításként két számla kerül kinyomtatásra, az első, eredeti példány a vevőé, a második példány mehet a könyvelőnek (ezt követően még tetszőleges számú másolatot tudsz kiállítani). Fontos, hogy olyan számlázó programot válassz, amelyhez névre szóló írásos nyilatkozatot kapsz arról, hogy a program maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak.
2. A számla kiállításának időpontja: Ha biztosra akarsz menni, akkor a számlát mindig az értékesítés teljesítésekor (előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig) állítsd ki.
3. A számla kitöltése (a számlázás folyamata): A törvény előírja azokat a kötelező elemeket, amiket a számlának tartalmaznia kell, ezekre fokozottan figyelj a számlázás során. Lényegében ez maga a számlázás folyamata, ekkor töltöd ki a számlát a megfelelő adatokkal, információkkal. Mind a számlázó tömb, mind a számlázó program alkalmas arra, hogy több különböző termék vagy szolgáltatás értékesítése esetén egy számla kerüljön kiállításra, de fontos, hogy ezek mindig külön sorba kerüljenek.
   • A számla sorszáma: A számlázás módszereinél már írtunk róla, ez a számlatömbön és a számlázó programban is egy egyedi azonosító, ami az adott lapon szerepel.
   • A számlakibocsátó (eladó) adatai: Ide kell beírnod a vállalkozásod nevét, címét (székhely vagy telephely címe), illetve adószámát. Nem kötelező, de megadhatod egyéb elérhetőségeidet is (pl.: telefonszám, webcím, e-mail cím).
   • A vevő adatai: Ide kell beírnod a vevő nevét, és számlázási címét, illetve – ha adófizetésre kötelezett – akkor adószámát is.
   • Számla kifizetésének módja: Készpénz vagy átutalás.
   • Számla kiállításának dátuma: Az a dátum, amilyen napon a számla kiállításra került. Fontos, hogy a sorszámozásnál figyeljünk arra, hogy a nagyobb sorszámú számla esetén a dátum nem lehet régebbi, mint a korábbi sorszámokon kiállított számla. Ezt a számlázó programok nem is engedik.
   • Számla teljesítésének dátuma: Az a dátum, amikor a terméke vagy szolgáltatás értékesítésének teljesítése megtörtént, ez a leggyakrabban az a nap, amikor a számlát kiállítod, de léteznek speciális esetek is.
   • Számla fizetési határideje: Az a határidő, ameddig a vevő köteles kifizetni a számlát. Ez jellemzően vagy az érékesítés napja, vagy valamilyen, az adott iparágra jellemző határidő (utalásos számla esetében), melyre vonatkozóan a vevővel együtt állapodtatok meg.
   • A termék/szolgáltatás megnevezése és besorolási száma: A kiszámlázott termék/szolgáltatás neve, termék esetén az Áfa törvényben alkalmazott vámtarifaszáma, szolgáltatás esetén az Áfa törvényben alkalmazott KSH Szolgáltatások Jegyzéke szerinti SZJ szám.
   • A termék/szolgáltatás áfa kulcsa: Az adott termék/ vagy szolgáltatás Áfa törvényben meghatározott áfa kulcsa.
   • A termék/szolgáltatás mennyiségi egysége: A termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó mennyiségi egység (pl.: darab, óra, karton, nap).
   • A termék/szolgáltatás mennyisége: A termékből vagy szolgáltatásból ténylegesen eladott mennyiség száma.
   • A termék/szolgáltatás egységára (áfa nélkül – nettó összeg): Az egy termékre vagy egy egységnyi szolgáltatásra vonatkozó nettó ár.
   • A termék/szolgáltatás értéke (áfa nélkül – nettó összeg): A mennyiséget figyelembe véve az értékesített termék vagy szolgáltatások összára (ezt az elektronikus számlázó program automatikusan kiszámítja és kitölti).
   • A számla értéke (áfa nélkül): Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás összértéket, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
   • Az áfa összege: Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás áfájának összértéket, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
   • A számla végösszege: Számlatömb esetén ide kell beírni az értékesített termék/szolgáltatás teljes bruttó értékét, a számlázó program ezt a rovatot automatikusan kitölti.
   • A számla hitelesítése: A számlát el kell látnod hivatalos kézjegyeddel, ez pl. egyéni vállalkozók esetében az egyéni vállalkozó aláírása, bt.-k, kft.-k esetében az aláírásra jogosult személy aláírása, illetve a cég bélyegzője.
4. A számlakiállítás része a számla átadása is. Amennyiben a teljesítésnél a vevő nincs jelen, akkor a számlát postai vagy elektronikus úton kell eljuttatni a vevő részére (ez jellemzően az átutalásos számlák esetében fordulhat elő vagy akkor, ha a vevő és az eladó fizikailag nincs egy helyen, pl. online vásárláskor).

Tippek

• A számlázás során célszerű számlázó programmal dolgozni, így a számla kitöltése, kiállítása sokkal egyszerűbb, hiszen a program tárolja például a partnercégek neveit, a számlázás tételeit, ezen kívül automatikusan tölti ki az összegző sorokat.

Amire szükséged lehet

• Számlakiállítás előtt mindenképpen beszélj a könyvelőddel, bár a vállalkozás elindítását követően ő tájékoztatni fog arról, hogy kell számlát kiállítani. Ezen kívül hasznos lehet a NAV vonatkozó információs füzetének átlapozása is, mely részletesen tárgyalja a számla kiállítására vonatkozó egyedi eseteket is.
• A számla kiállításának kötelezettsége a termékre vagy szolgáltatásra kapott előlegre is vonatkozik, ebben az esetben előlegszámlát kell kiállítani.

Figyelmeztetések

• Bejegyzett, (számlázásra jogosult) működő vállalkozás
• Számlatömb (és toll, esetleg számológép) vagy számlázó program (és számítógép plusz nyomtató)
• Könyvelő
• Vevő :-)

Kapcsolódó források, hivatkozások

• A számla, nyugta kibocsátásnak alapvető szabályai 2013. – NAV Információs füzetek

Az oldal szerzői

Hogyankell