Belső vállalati hírlevelet készíteni

Hogyan kell belső vállalati hírlevelet készíteni?

A munkatársak folyamatos informálása kritikus a vállalati stratégia megvalósítása szempontjából. Hogyan várhatnánk el a dolgozóktól, hogy azonosuljanak a vállalat céljaival és együtt dolgozzanak azok megvalósításán, ha nem is ismerik azokat? A megfelelő informálás ráadásul fontos motiváló erő is, sokszor még az anyagiaknál is erősebb. A belső kommunikáció egyik fontos eszköze a vállalati hírlevél, melynek felépítéséhez adunk tippeket a következőkben.

Lépések

1. A hírlevél tematikája: Fontos, hogy a hírlevél olyan témákkal foglalkozzon, melyek a dolgozókat érdekelhetik, és ne a vezetőség önpropagandája legyen. Mik lehetnek ezek?
   1. Aktualitások: Érdemes mindig naprakész információkkal ellátni a munkatársakat. Ha például valamilyen új terméket/szolgáltatást vezet be a cég, esetleg egy új fejlesztésen dolgozik, elnyert egy díjat, bevezetett egy új folyamatot stb., azokról fontos a belső hírlevélben is tájékoztatást adni.
   2. Fontos információk: Ha valamelyik részleg fontos információt osztana meg a dolgozókkal – pl. jutalékrendszer változása stb. –, a belső vállalati hírlevél remek felület ezek közlésére.
   3. Új munkatársak: Nagyobb cégek esetében a vállalati hírlevél az új munkatársak bemutatására is jó lehetőséget jelent.
   4. Elismerések: Ha kitüntetünk egy munkatársat – pl. mert társadalmi munkát végzett, kiemelkedően végezte a céges feladatait, ő lett a hónap dolgozója stb. –, akkor arról érdemes a belső hírlevélben is említést tenni, hiszen így lehetőségünk van az egész vállalat előtt kifejezni az elismerésünket (ami pedig megint csak motiváló erővel bír).
   5. Aktuális események: A vállalati eseményekről – családi nap, partnerrendezvény stb. – is fontos a belső hírlevélben tájékoztatást adni.
   6. Szakmai cikkek: A hírlevélbe bekerülhetnek a vállalat tevékenységével kapcsolatos érdekes szakcikkek is. Még jobb, ha ezeket a dolgozók írják, így lehetőséget teremthetünk a tudásmegosztásra is.
   7. GYIK: A dolgozók kérdéseit is megválaszolhatjuk a belső hírlevélben. Így a külön-külön felmerült kérdésekre egy felületen, egyszerre adhatunk választ.
   8. Sajtómegjelenések: A vállalat legfrissebb sajtóközleményeit, megjelenéseit is érdemes a hírlevélben megjeleníteni.
2. Időzítés: A belső hírlevél esetében is fontos a rendszeresség. Érdemes legalább havi rendszerességgel tájékoztatni a munkatársakat. Rendkívüli események kapcsán lehetnek persze különszámok: pl. ha a közeledő családi nap programjában változás áll be, természetesen nem érdemes a következő számig várni.
3. Szerkesztőség: A belső vállalati hírlevélnek kell, hogy legyen felelőse. Jelöljünk ki egy szerkesztőséget, akiknek többek között az is a feladata, hogy begyűjtsék az információkat a hírlevélhez, megszerkesszék és egyeztessék a vezetőséggel a tartalmat (amennyiben erre szükség van), majd kiadják a hírlevelet.
4. Terjedelem: Nem érdemes túl terjengősre venni a hírlevelet, mert senki nem fogja elolvasni azt. Ráadásul ezt többnyire napközben olvassák a dolgozók, és nem jó, ha hosszú időre kivonjuk őket a munkából.
5. Hangnem: A vállalati kultúrának megfelelően használjunk tegezést vagy magázást! Ugyanakkor fontos, hogy magázás esetén is közvetlen legyen a hangnem, inkább párbeszédszerű, mint kinyilatkoztatás a vezetőség részéről.
6. Felépítés: Határozzuk meg, hogy milyen tematika mentén építjük fel a hírlevelet, és legyünk konzisztensek! Így a dolgozók pontosan tudják, hogy hol találják a kedvenc rovatukat, vagy azt az információt, amit éppen keresnek.

Tippek

• Érdemes sok képet használni a belső hírlevélben is! Így sokkal érzékletesebben adhatjuk át az üzeneteket, és a dolgozók is szívesebben olvassák el a híreket.
• A hírlevél szerkesztőinek érdemes minél többet beszélgetnie a munkatársakkal és a vezetőséggel, hogy képben legyenek az aktualitásokkal, és meg tudják írni azokat.
• Ugyanígy érdemes a szakmai hírek követésére is kijelölni egy felelőst, így ezen a területen sem fogunk lemaradni semmi fontosról.
• Biztassuk a munkatársakat, hogy bátran szóljanak hozzá a hírlevélhez, adjanak témaötleteket, tippeket a továbbfejlesztéshez. Minél inkább maguknak érzik, annál jobban be tudja tölteni a szerepét a belső kommunikációban!

Figyelmeztetések

• Ne legyen önpropaganda! Nagyon fontos, hogy a hírlevél a dolgozóknak, és ne a vezetőségről szóljon! Ahogy egy külső hírlevélnél, itt is az olvasók igényeihez kell igazodnunk.
• A hírek legyenek hitelesek! Bár valóban fontos a közvetlen hangnem, ne felejtsük el, hogy ez nem a folyosói pletykák helye!

Amire szükséged lehet

• Szerkesztő (csapat)
• Információk megosztása szerkesztőkkel
• Grafikus
• Hírlevélküldő rendszer (online hírlevél esetén)
• Nyomda (print hírlevél esetén)

Felhasznált források, kapcsolódó webcímek

• SAKKOM Interaktív blog
• Tips to Creating an Engaging Internal Newsletter
• Tips For Making Your Employee Newsletter the Best It Can Be!
• How to Write an Internal Newsletter
• eHow: How to Write an Internal Newsletter
• A belső kommunikáció javítása és fejlesztése minden vállalkozásnak fontos cél. Mit tegyünk, ha a vállalati szintű kommunikáció romokban hever?

Az oldal szerzői

Andi02