Rendezvényt szervezni és lebonyolítani szerkesztése

Innen: Hogyankell.hu

Figyelem: Nem vagy bejelentkezve. Ha szerkesztesz, az IP-címed nyilvánosan látható lesz a laptörténetben. Ha bejelentkezel vagy regisztrálsz, a szerkesztéseid a felhasználónevedhez lesznek társítva, egyéb hasznos dolgok mellett.

A szerkesztés visszavonható. Kérlek ellenőrizd alább a változásokat, hogy valóban ezt szeretnéd-e tenni, majd kattints a lap mentése gombra a visszavonás véglegesítéséhez.
Aktuális változat A te változatod
1. sor: 1. sor:
 
== Hogyan kell rendezvényt szervezni és lebonyolítani? ==
 
== Hogyan kell rendezvényt szervezni és lebonyolítani? ==
  
[[Fájl:Concert.jpg|right|300px]]A rendezvényszervezés mára már külön szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét és jó hírnevét (goodwill) nagyban növelheti. Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezés közben, valamint rengeteg elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy rendezvénytervünk. Lássuk, milyen lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.
+
[[Fájl:3d-business-team-standing.jpg|right|300px]]A rendezvényszervezés mára már külön területté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét, s a jó hírnevét (Goodwill) nagyban és erősen növelheti. Viszont számos tényezőre kell figyelnünk a szervezési részeknél, valamint rengeteg intézni valónk is akadhat, mire életképessé válik egy tervből kipattant rendezvényötletünk. Lássuk milyen fázisokon és lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.
 +
 
  
 
== Lépések ==
 
== Lépések ==
  
# A szervezés négy, egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: '''tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok'''.
+
# A szervezés négy egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok.
# Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha '''meghatározott cél'''ja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.
+
# Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha meghatározott célja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.
  
 
=== A tervezési feladatok ===
 
=== A tervezési feladatok ===
  
'''A rendezvény címének, mottójának és céljainak meghatározása''' a legelső feladatunk.
+
#  A rendezvény címének és mottójának, illetve céljainak meghatározása a legelső feladatunk.
# '''Az időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése''' - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.
+
# A helyes időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.
# '''Programtervezés''': ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot.  
+
# Programtervezés: ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot.  
# '''Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.'''
+
# Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.
# '''Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.'''
+
# Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.
# '''A VIP vendégek névsorát állítsuk össze''', és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.
+
# A V.I.P. vendégek névsorát állítsuk össze és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.
# A lehetséges '''szponzorok névsorát írjuk meg''', és vegyük fel a kapcsolatot velük.
+
# A lehetséges szponzorok névsorát írjuk meg és vegyük fel a kapcsolatot velük.
# '''Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani''', és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet, és járjuk be a helyszínt.
+
# Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet és járjuk be a helyszínt.
# '''Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket''' különösen, ha többnapos vagy vidéki az esemény.
+
# Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket – amennyiben többnapos vagy vidéki az esemény.
# '''Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.'''
+
# Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.
# '''A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.'''
+
# A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.
# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, '''szervezői feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése'''.
+
# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, szervezői (Staff vagy Crew) feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése.
# '''Költségterv készítése''': itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.
+
# Költségterv készítése: itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.
# '''Előzetes forgatókönyv összeállítása.'''
+
# Előzetes forgatókönyv összeállítása.
  
 
=== Előkészítés ===
 
=== Előkészítés ===
  
# '''A helyszín biztosítása:''' figyeljünk oda, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva (gondoljunk a parkolóhelyekre és a mellékhelyiségekre is).
+
# A helyszín biztosítása: figyeljünk oda , hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva, s a hozzá szükséges szolgáltatásoknak legyen fix hely biztosítva (út, víz, sűrített levegő, megfelelő mennyiségű parkoló, elegendő WC, stb.).
'''A részfeladatok meghatározása:''' a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.
+
#  A részfeladatok meghatározása: a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.
'''A műszaki berendezések biztosítása:''' szerezzünk be minden kiegészítőt (pl. színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek - ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani).  
+
#  A műszaki berendezések biztosítása: szerezzünk be miden kiegészítőt, köztük a színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek, stb. – általában ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani. Kössük meg a szerződéseket az egyes szolgáltatókkal.
# '''Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel:''' előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.
+
# Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel: előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.
# '''Biztonsági feladatok:''' biztosítsuk a beléptető rendszert, és jelöljük ki a menekülési útvonalat. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be.
+
# Biztonsági feladatok: biztosítsuk a beléptető rendszert és jelöljük ki a menekülési útvonalat, valamint a biztonságági szolgálat leegyeztetése. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő, stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be. Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság). Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.
# '''Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt''' és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság).  
+
# A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése: készítsük el a programtervezetet és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése és ezek időben való elhelyezése. A marketing és reklám eszközöket is alkalmazzuk a maximális célközönség elérésének érdekében.
# '''Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.'''
+
#  A helyszíni feladatok ellenőrzése: járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.
# '''A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése:''' készítsük el a programtervezetet, és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése. Különféle marketing- és reklámeszközöket is alkalmazzunk a maximális célközönség elérésének érdekében.
+
# A végleges forgatókönyv négy része: építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.
'''A helyszíni feladatok ellenőrzése:''' járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.
 
# '''A végleges forgatókönyv négy része:''' építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.
 
  
 
=== Lebonyolítás ===
 
=== Lebonyolítás ===
  
# '''Építési szakasz:''' akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt és a rendezőket olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen.  
+
# Építési szakasz: akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt, s mind a résztvevő rendezőket, olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen.  
# '''A rendezvény kezdete''': amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folyamatosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvényt lebonyolítók munkáját, magatartását is.
+
# A rendezvény kezdete: amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folytonosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvény lebonyolítók munkáját, magatartását is.
# '''Bontás''': amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők stb. rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása.
+
# Bontás: amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó résztvevő vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők, stb., rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása, csak ez után adjuk vissza a helyszínt a tulajdonosnak.
  
 
=== Az utómunkák ===
 
=== Az utómunkák ===
  
# '''Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit''', visszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, építő javaslataikat.  
+
# Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit, vízhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, jobbító javaslataikat.  
# '''A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat.''' Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat stb.
+
# A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat, s a saját véleményüket is fogalmazzák meg és fordítsuk ezt is át a jövőre vonatkozó javaslatokká. Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat, stb.
 +
 
  
 
== Tippek ==
 
== Tippek ==
  
* Körültekintően válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, mert az egész rendezvény sikere múlhat rajtuk.
+
* Alaposan válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, az egész rendezvény sikere rajtuk múlhat.
* Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk, és vésztervet készítenünk.
+
* Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk és vésztervet készítenünk.
 
* Amennyiben nem szerveztünk még rendezvényt, feltétlen kérjünk tanácsot tapasztalt szervezőktől, sőt vonjunk is be pár ilyen személyt a munkába.
 
* Amennyiben nem szerveztünk még rendezvényt, feltétlen kérjünk tanácsot tapasztalt szervezőktől, sőt vonjunk is be pár ilyen személyt a munkába.
* Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakbaakasztót.
+
* Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakpasst.
  
  
62. sor: 62. sor:
 
* Külsős alvállalkozók
 
* Külsős alvállalkozók
 
* Helyszín
 
* Helyszín
* Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok stb.
+
* Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok, stb.
 
* Mentősök, orvosi és technikai ügyelet
 
* Mentősök, orvosi és technikai ügyelet
 
* Forgatókönyv és rendezvényterv
 
* Forgatókönyv és rendezvényterv
69. sor: 69. sor:
 
== Figyelmeztetések ==
 
== Figyelmeztetések ==
  
* Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt, és szerezzük be az engedélyeket (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).
+
* Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt és legyen rá engedélyünk (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).
* A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen kell lennie, ezt feltétlen intézzük el.
+
* A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen lennie, ezt feltétlen intézzük el.
* Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, hogy eredményesebben tudjuk megelőzni a baleseteket.
+
* Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, előzzük meg a baleseteket.
  
  
 
== Kapcsolódó videók ==
 
== Kapcsolódó videók ==
 +
  
 
<youtube>vlG50rphiP0</youtube>
 
<youtube>vlG50rphiP0</youtube>
81. sor: 82. sor:
 
== Kapcsolódó források, hivatkozások ==
 
== Kapcsolódó források, hivatkozások ==
  
* A cikk a Rendezvény Magazin 2009. októberi száma alapján készült el.
+
* [A cikk a Rendezvény Magazin 2009 októberi száma alapján készült el.]
 
 
[[Kategória:Üzlet-jog]]
 

Vedd figyelembe, hogy a Hogyankell.hu wikin végzett összes módosítást szerkeszthetik, módosíthatják vagy eltávolíthatják más szerkesztők. Ha nem akarod, hogy az írásodat módosítsák, akkor ne küldd be.
Azt is megígéred, hogy ezt magadtól írtad, vagy egy közkincsből vagy más szabad forrásból másoltad (lásd a(z) Hogyankell.hu:Szerzői jogok lapot a részletekért). NE KÜLDJ BE JOGVÉDETT MUNKÁT ENGEDÉLY NÉLKÜL!

Kategóriák kiválasztása:

A lap szerkesztéséhez kérlek válaszolj az alábbi kérdésre (további információk):

Mégse Szerkesztési segítség (új ablakban nyílik meg)