Módosítások

[[Fájl:Team.jpg|right|300px]]A rendezvényszervezés mára már külön területté szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét, s a és jó hírnevét (Goodwillgoodwill) nagyban és erősen növelheti. Viszont Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezési részeknélszervezés közben, valamint rengeteg intézni valónk is elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy tervből kipattant rendezvényötletünkrendezvénytervünk. Lássuk , milyen fázisokon és lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.

# A szervezés négy , egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok.

# A rendezvény címének , mottójának és mottójának, illetve céljainak meghatározása a legelső feladatunk.

# A V.I.P. VIP vendégek névsorát állítsuk össze , és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.# A lehetséges szponzorok névsorát írjuk meg , és vegyük fel a kapcsolatot velük.# Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani , és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet , és járjuk be a helyszínt.

# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, szervezői (Staff vagy Crew) feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése.

# '''A helyszín biztosítása:''' figyeljünk oda rá, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva, s (gondoljunk a parkolóhelyekre és a hozzá szükséges szolgáltatásoknak legyen fix hely biztosítva (út, víz, sűrített levegő, megfelelő mennyiségű parkoló, elegendő WC, stb.mellékhelyiségekre is).

# '''A műszaki berendezések biztosítása:''' szerezzünk be miden minden kiegészítőt, köztük a (pl. színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek, stb. – általában - ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani. Kössük meg a szerződéseket az egyes szolgáltatókkal).

# '''Biztonsági feladatok:''' biztosítsuk a beléptető rendszert , és jelöljük ki a menekülési útvonalat, valamint a biztonságági szolgálat leegyeztetése. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő, stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be. # '''Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt ''' és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság). # '''Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.'''# '''A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése:''' készítsük el a programtervezetet , és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése és ezek időben való elhelyezése. A Különféle marketing - és reklám eszközöket reklámeszközöket is alkalmazzuk alkalmazzunk a maximális célközönség elérésének érdekében.

# '''Építési szakasz:''' akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt, s mind és a résztvevő rendezőket, olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen. # '''A rendezvény kezdete''': amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folytonosan folyamatosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvény rendezvényt lebonyolítók munkáját, magatartását is.# '''Bontás''': amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó résztvevő vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők, stb., rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása, csak ez után adjuk vissza a helyszínt a tulajdonosnak.

# Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit, vízhangjátvisszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, jobbító építő javaslataikat. # A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat, s a saját véleményüket is fogalmazzák meg és fordítsuk ezt is át a jövőre vonatkozó javaslatokká. Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat, stb.

* Alaposan Körültekintően válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, mert az egész rendezvény sikere múlhat rajtuk múlhat.* Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk , és vésztervet készítenünk.

* Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakpasstnyakbaakasztót.

* Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok, stb.

* Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt , és legyen rá engedélyünk szerezzük be az engedélyeket (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).* A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen kell lennie, ezt feltétlen intézzük el.* Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, előzzük meg hogy eredményesebben tudjuk megelőzni a baleseteket.

* A cikk a Rendezvény Magazin 2009 . októberi száma alapján készült el.