[[Fájl:3d-business-team-standingConcert.jpg|right|300px]] A rendezvényszervezés mára már külön területté szakterületté nőtte ki magát, valamint beolvadt a BTL reklámozási eszközök és a PR tevékenységei közé. Egy sikeresen megszervezett esemény egy cég, egy termék vagy egyes személyek népszerűségét, s a és jó hírnevét (Goodwillgoodwill) nagyban és erősen növelheti. Viszont Azonban számos tényezőre kell figyelnünk a szervezési részeknélszervezés közben, valamint rengeteg intézni valónk is elintéznivalónk akadhat, mire életképessé válik egy tervből kipattant rendezvényötletünkrendezvénytervünk. Lássuk , milyen fázisokon és lépéseken keresztül szervezzünk meg egy rendezvényt.  

# A szervezés négy , egymással összefüggő, de a munkák módszerét tekintve egymástól elkülönülő feladatra tagolható: '''tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok'''.# Csak akkor lehet sikeres egy rendezvény, ha '''meghatározott célja cél'''ja van, így tisztáznunk kell előre, hogy a rendezvénnyel mit akarunk elérni.

# '''A rendezvény címének , mottójának és mottójának, illetve céljainak meghatározása ''' a legelső feladatunk.# A helyes '''Az időpont kiválasztása, és az esőnap kitűzése ''' - abban az esetben, ha a rendezvény előtt pár héttel esős időjárást mondanak, és szabadtéri rendezvény szervezünk.# '''Programtervezés''': ahhoz, hogy a résztvevők maradandó élménnyel távozzanak, és még sokáig emlegessék az eseményt, tervezzünk be valami egyedi és meglepő újdonságot. # '''Határozzuk meg a várható létszámot és a célcsoportot.'''# '''Készítsünk ütemtervet az elvégzendő feladatok időrendi sorrendjéről.'''# '''A V.I.P. VIP vendégek névsorát állítsuk össze ''', és küldjük ki a számunkra a meghívót – kérjünk visszaigazolást, hogy szándékozik-e megjelenni.# A lehetséges '''szponzorok névsorát írjuk meg ''', és vegyük fel a kapcsolatot velük.# '''Döntsük el, hogy kültéri vagy beltéri rendezvényt szeretnénk lebonyolítani ''', és ahhoz mérten keressünk helyszínt. Majd válasszuk ki a legmegfelelőbbet , és járjuk be a helyszínt.# '''Szervezzük meg az étkezési (catering) és szállási lehetőségeket ''' – amennyiben különösen, ha többnapos vagy vidéki az esemény.# '''Az esetleges kapcsolódó, kiegészítő események (pl. kiállítás) megszervezése.'''# '''A dekoráció és a látványterv beszerzése, elkészíttetése.'''# Amennyiben nagy rendezvényről van szó, '''szervezői (Staff vagy Crew) feliratú egyenruha és nyakba akasztható pass kártya megrendelése'''.# '''Költségterv készítése''': itt figyeljünk az egész rendezvényre felmerülhető költségek beleszámolásán kívül az előre nem látható, nem tervezhető költségek tartalékának biztosítására.# '''Előzetes forgatókönyv összeállítása.'''

# '''A helyszín biztosítása: ''' figyeljünk oda rá, hogy megfelelő méretű terület legyen biztosítva, s (gondoljunk a parkolóhelyekre és a hozzá szükséges szolgáltatásoknak legyen fix hely biztosítva (út, víz, sűrített levegő, megfelelő mennyiségű parkoló, elegendő WC, stb.mellékhelyiségekre is).# '''A részfeladatok meghatározása: ''' a határidők és a felelősök kijelölése az egyes feladatok végrehajtásához.# '''A műszaki berendezések biztosítása: ''' szerezzünk be miden minden kiegészítőt, köztük a (pl. színpadok, sátrak, fény- és hangtechnika, padok, székek, stb. – általában - ezeket érdemes az erre specializálódott vállalkozókkal biztosítani. Kössük meg a szerződéseket az egyes szolgáltatókkal).# '''Egyeztessünk a sajtóképviselőkkel: ''' előzetes ajánló, sajtóanyag, PR cikk megjelentetése, sajtótájékoztató és sajtóregisztráció elintézése.# '''Biztonsági feladatok: ''' biztosítsuk a beléptető rendszert , és jelöljük ki a menekülési útvonalat, valamint a biztonságági szolgálat leegyeztetése. Legyen egy készenléti technikai személyzet (vízvezeték szerelő, villanyszerelő, stb.). Állítsuk össze a munkákban résztvevő segítők listáját és készítsük őket fel, tanítsuk be. # '''Szerezzünk be minden szükséges hatósági engedélyt ''' és hajtsuk végre a szervek felé kötelező bejelentéseket (ÁNTSZ, rendőrség, tűzoltóság). # '''Biztosítsunk orvosi ellátást, valamint mentőkocsis készenléti ügyeletet.'''# '''A rendezvényterv pontosítása és véglegesítése: ''' készítsük el a programtervezetet , és csináljuk meg az időbeosztásokat is. Fontos a megfelelő mennyiségű és minőségű szórólap, plakát elkészítése és ezek időben való elhelyezése. A Különféle marketing - és reklám eszközöket reklámeszközöket is alkalmazzuk alkalmazzunk a maximális célközönség elérésének érdekében.# '''A helyszíni feladatok ellenőrzése: ''' járjuk be újra a helyszínt, hogy az esetleges problémákat, zavaró tényezőket korrigálni tudjuk (pl. zaj, megváltozott útviszonyok). Az előkészületek során több alkalommal is ismételten át kell gondolni a feladatokat, értékelni az eddigi munkát, és elvégezni a szükséges módosításokat. Készítsünk helyszínrajzot, esetleg látványtervet, ahol percre pontosan rögzítsük az egyes események, kiállítók, rendezvénydolgozók beosztását.# '''A végleges forgatókönyv négy része: ''' építési, lebonyolítási, bontási szakasz, utómunkák.

# '''Építési szakasz: ''' akkor kezdődik, amikor az építési területet átvettük, és addig tart, míg az első vendég meg nem érkezik. Ebben a szakaszban kell a helyszínt, s mind és a résztvevő rendezőket, olyan állapotba hozni, hogy a rendezvény megtartásra kész legyen. # '''A rendezvény kezdete''': amikor elkezdődött az esemény, már csak a felmerülő problémákat, vészhelyzeteket tudjuk korrigálni, erre feltétlen készüljünk fel. Kiemelten figyeljünk a VIP vendégekre és a sajtó képviselőkre – az ő véleményük a rendezvény után meghatározó lesz. Fontos folytonosan folyamatosan ellenőrizni a vendéglátás színvonalát, menetét, és a rendezvény rendezvényt lebonyolítók munkáját, magatartását is.# '''Bontás''': amikor a rendezvény lezajlott, a bontást csak az utolsó résztvevő vendég és a meghirdetett zárási időpont után szabad csak elkezdeni. Ellenőrizzük, hogy a különböző eszközök, maradék áru, dekorációs elemek, kiegészítők, stb., rendben és hiánytalanul elszállításra kerüljenek. A végén következik a helyszín teljes és alapos tisztítása, csak ez után adjuk vissza a helyszínt a tulajdonosnak.

# '''Értékelnünk kell a rendezvény eredményeit''', vízhangjátvisszhangját, sikerességét és a hiányosságait, hibáit is. Szondázzuk a résztvevők elégedettségét, fogalmazzák meg a segítők, a beszállítók a véleményüket, valamint hallgassuk meg és regisztráljuk kritikai megjegyzéseiket, jobbító építő javaslataikat. # '''A szervezők vitassák meg a tapasztalataikat, s a saját véleményüket is fogalmazzák meg és fordítsuk ezt is át a jövőre vonatkozó javaslatokká. ''' Feltétlen rendezzük a rendezvény utáni elszámolásokat, kifizetéseket, számlákat, stb. 

* Alaposan Körültekintően válasszuk ki a rendezvényes csapatunk tagjait, legyenek kellően tapasztaltak, mert az egész rendezvény sikere múlhat rajtuk múlhat.* Érdemes minden eshetőségre felkészülnünk , és vésztervet készítenünk.

* Készítsünk szervezői egyenruhát és nyakpasstnyakbaakasztót.

* Rendezvényes kellékek, eszközök: hang- és fénytechnika, sátrak, padok, asztalok, színpadok, stb.

* Mindenképpen jelentsük be a hatóságoknál a rendezvényt , és legyen rá engedélyünk szerezzük be az engedélyeket (tűzoltóság, rendőrség, önkormányzat).* A rendezvényre létszámtól és nagyságtól függően kötelező orvosi ellátást biztosító személyzetnek, mentőkocsinak jelen kell lennie, ezt feltétlen intézzük el.* Többször is ellenőrizzünk le személyesen minden kitelepített eszközt, állványt, sátrat, színpadot, előzzük meg hogy eredményesebben tudjuk megelőzni a baleseteket.

* [A cikk a Rendezvény Magazin 2009 . októberi száma alapján készült el.]